為什麼只討論「商業簡報」?

每次到企業授課,客戶們總是希望我針對同仁們製作的簡報,給與實質上的改善建議。這沒有什麼問題,只是有種簡報類型,我通常不給予意見回饋,這種簡報類型就是「個人風格簡報」。
 
 
沒有判斷指標,所以沒有標準答案
「個人風格簡報」,說的精確一點,指的在職場環境中使用的「個人簡報風格」。為什麼不給予意見回饋,因為「個人風格簡報」,沒有判斷指標,所以也沒有標準答案。簡報者想怎樣呈現,那是個人問題。一種典型的「個人風格簡報」,就是︰一張投影片, 找張精美照片拉成滿版,接著下一句短標題。或是,一張投影片,只打上「積極」兩個大字。
 
 
「個人風格簡報」,想難看都很難
如果只是討論「個人風格簡報」如何製作,難度其實不高,我給簡報者的建議是︰不需要上課,只要上一下Slideshare.com網站,多觀摩幾份簡報,把自己覺得不錯的版面配置方式,調整為自己的設計,只要多用參考力,想製作一份難看的「個人風格簡報」還真的不太容易。只是,「商業簡報」的製作難度絕對不僅於止,「商業簡報」需要的不只是找美圖加下標的能力。

 
 
 
主管能接受「一字入魂」嗎?
如果簡報者的用途是讀書心得分享、公關公司創意提案、大眾演講(例如TED場合),採用「個人風格簡報」沒有太大問題。我也可以發展出一種「一字入魂式」的個人簡報風格,每張投影片只出現一個大大的中文字,用以傳遞出每張簡報的中心思想。只是,這種「個人風格簡報」,在職場中,主管通常難以接受。
 
 
「雲端」V.S「地面」
「個人風格簡報」,有些雲端,適用在說故事,適用在你能夠完全主導的簡報場合。回到現實世界,我想大多數的職場工作者,每天對面的情況應該是︰業績達成報告、工作進度說明、問題解決方案,在無數冗長的會議中,在數字與分析之間,在與主管的角力之中力求生存。我想,這才是大多數職場工作者的現實人生。這些地面上的瑣碎細節,不是簡報者找幾張美圖,用幾個100pt以上的大字就能解決。更何況,職場簡報通常不是你能夠完全主導、你說了就算。
 
 
「個性」V.S「群性」
為什麼職場中不適用「個人風格簡報」。除了上述討論之外,另一個原因就是「個性」與「群性」的問題。企業有許多的知識資源存在於簡報之中,但是「個人風格簡報」個性太強,難以進行資源共享。(製作者當然可以進行複製/貼上,只是風格錯亂、無法整合)「商業簡報」不探討「個性」,而是探討「群性」。所有同仁們的簡報都必須具有交叉利用的能力,因為企業的功能就是要發揮綜效,企業並非個人的總和。
 
 
國際級公司所追求的簡報製作目標
國內公司對於我的課程要求,不外乎如何讓同仁們能以高效率的方式,製作出高質感兼具溝通力的專業簡報,這個課程目標不難達成。但是,在一些國際級公司的授課經驗中,客戶追求的是另一種層次的目標。他們不僅想提昇同仁們的簡報製作能力,也希望台灣分公司的二千位同仁皆能製作出同一種fu的簡報。這個fu,指的是對外一致性的企業形象。在這些高標準的客戶眼中,員工應該將心思致力於內容專業,風格部分則交由公司處理。這些外商公司,無法接受「個人風格簡報」。
 
 
別把「個人風格簡報」,滲雜於職場簡報之中
相較於「個人風格簡報」,職場工作者應該關心的不是高橋流簡報、Seth Godin式簡報、蘋果式簡報。這些簡報風格的確挺有趣的,只是身為企業組織中的一份子,職場工作者更應該關心的是:如何在企業這個大屋簷下,製作出符合公司形象、共享性、輔助性的「商業簡報」。相較於突顯個人風格,掌握「簡報製作原則」的觀念,並且紮實地學好圖表、圖解等資料分析與表達技術,才能有效提升自己的職場表達力。
 
 
所以,為什麼我只討論「商業簡報」。

 

原文作者:韓明文

本文出自:為什麼只討論「商業簡報」?

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

 

簡報塾 #4 韓明文

09 月 27 日 |小聚人氣講者專場講座

簡報時,透過 eye contact 可以與聽眾建立連結。分享簡報內容外,觀察聽眾當下展現的行為,並適度調整簡報內容是不可或缺的一環。韓老師於 1 月份簡報小聚擔任 Pro Speaker 時分享到:「溝通最重要的是,看出別人口中沒講出的事」。
今年 9 月,我們再度邀請韓老師前來分享,這次韓老師將帶來 2 小時豐富的內容在簡報塾與大家交流分享!

簡報塾 #4

寫給簡報做不完的夥伴-簡報排版技巧(上)

寫給簡報做不完的夥伴-簡報排版技巧(上)

如果你是一個三天兩頭就要做簡報,或者是一個怎麼排簡報就是覺得哪裡不自然的夥伴,就花點時間來閱讀這篇文章吧;這幾篇文章會用一個系統化(自己說)的方式帶著你用…偷懶到不能再偷懶的方式來完成你的簡報排版,然後接下來如果運氣好的話可能還會看到一些和配色、字型搭配相關的有趣內容。

簡報小聚 #25:A 是你的口碑,可是要做到 A+ 才會有你的票房

有效的溝通取決於溝通者對議題的充分掌握,無論是對客戶或者上司,掌握關鍵的人事物後,帶著問題回饋對方是一種專業的表現,同時讓對方感受到尊重,這個時候溝通的內容能讓對方更有意願的想要聽下去。而個人的形象則有著不可或缺的加分效果,有個人特色的穿搭能加深對方對你的印象。這次簡報小聚著重在如何運用上述技巧,更深入的進行職場溝通。

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Office 365 大使帶來實務運用的 PowerPoint 功能演示

與我們合作的微軟大使 Wesely 上台和大家介紹 Office 365 的新功能,以七夕情人節挑選禮物為例子,闡述兩大重要的簡報技巧:

1、轉化-動人的告白效果

Wesely 透過寫給林志玲的情書,以詼諧的方式告訴大家轉化是簡報溝通的邏輯延伸,更以主管及業務人員的簡報對比,襯托出運用文字、顏色、形狀、大小之後的差異。值得一提的是,這個功能最大的限制是需要在同一物件上轉化,並且運用的時機點必須是議題前後的延伸才能造成關鍵訊息的對比。


2、圖示-迷人的可愛圖片

Wesely 延伸林志玲的情書作為範例,以添加圖示的方式讓一成不變的情書顯得特別。接下來,他增添了圖示到常見的職場簡報中,從密密麻麻的文字中,轉變成一目了然的商務簡報,Wesely 一步步引導大家使用圖示,運用視覺圖象搭配關鍵字,加深簡報印象。


第二十五場簡報小聚邀請到「專業主持人&中國廣播電視節目製作人劉家安/ Ann;國泰世華銀行教育發展部專任講師郭紹寬/ Mark;Perfect Image 陳麗卿形象管理學院教育長、資深講師夏知允」與我們分享他們在職場上與客戶溝通的經驗及建議。

Before Speaker:劉家安 Ann /專業主持人&中國廣播電視節目製作人

“認真聽、好好說、掌握關鍵人物,讓事情進行得更順利。 ”

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家安近六年的時間累積了不同的聲音表達職場經驗。她提到了「主持人是貫穿全場的靈魂人物,於活動中就像是畫龍點睛的綠葉。」每種聲音背後傳達不同的訊息,家安運用清晰的邏輯思維,在關鍵時刻快速掌握活動氣氛,並且冷靜處理突如其來的危機。因此,在現場她也強調了「與其有眾多的頭銜,不如說她是一位解決問題的聲音工作者。」

家安以現今的時事,限電危機為例,新聞性質的節目需要即時更新第一線訊息,在邀請受訪者的過程中遭遇到時間緊迫的困難,她以表情及聲音向關鍵人物表達急迫性,並提出了訪問能源專家為替代方案,最後得到關鍵人物的認同,才安全度過危機。

在家安熱衷的聲音工作領域中,她發現「面對不同人,要轉換不同的頻道,找出對方聆聽的頻率」,不論對內向主管彙報工作,或是對外與客戶了解需求,家安認為,打開心房、調整頻率、保持同步,就能擁有良好的交流。


After Speaker 郭紹寬 Mark / 國泰世華銀行教育發展部 專任講師

“簡報,是職場競爭力;學習,是你的職場生存力。  ”

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紹寬在登台前透過 Fersonal 男性穿搭服務的形象顧問一對一進行專業形象上的穿搭諮詢,上台後果然顯得英氣颯颯,服裝完美詮釋他的個人特質。

紹寬藉由同步及引導,解析學習五層級「知道、理解、應用、分析、創作」,分享提升學習效率的正確方式。「不期不待,沒有傷害」,很多時候顧客會有太多的預設立場,例如學員期待某一堂課會有多麼精彩,但紹寬認為除了舉手反饋講師,在做筆記紀錄事實的同時轉化成自己的觀點,並且在聽完之後毫不猶豫地把心裡話寫下來,試著融入每場談話,如此才能問出好問題,透過不斷練習來建立自己的獨到觀點,經過雙向溝通後,原本預期的成效也能如實達成。

「當你的大腦開始思考,就會有問題了。」紹寬幽默地透過幾個具有療癒功能的句子來延伸太冗長、太發散、把別人問倒的題目都需要再經過思考消化,能為現場來賓解決共同疑惑即是好問題。帶著好問題到各種不同的工作場合,是給對方的一種尊重。

學習,是接收與反饋的過程。「成人學習其實就是在學習成熟大人的學習之道」,正是做到「雙向溝通、消化觀點、思考問題」。


Pro Speaker 夏知允 / Perfect Image 陳麗卿形象管理學院 教育長、資深講師

“ 服裝是外在訊息,而訊息可以翻譯成內在的專業度。”

無論服裝的穿著抑或優雅的姿態,夏老師總是高雅出場,老師提及適宜的衣著,能夠建立形象並為專業加分。選對登台服裝,要考量的不只是設計好看,從公司形象、講題內容、關鍵人物、現場環境等等因素也相當的重要。夏老師認為,掌握三大要點:正式度、合身度、亮點數,就能讓你的職場穿著擁有 A 的水準。

更進階一些,若是希望能從 A 到 A+,還須注意色彩、款式、風格以及搭配。選擇適合自己的個人包裝色,款式則是因不同的身材而影響,風格更是個人特質及形象的延伸。 

「穿著」在簡報時是整體形象的一環,可以塑造個人魅力,也能為簡報加分,進而帶來更多新商機。吸睛的簡報穿著技巧:
1.服裝和觀眾同屬性
2.根據聽眾設計造型
3.動靜皆宜的合身度
 
「擁有 A 可以讓世界聽見你的聲音,可是 A+ 可以讓大家看見你的存在」

「做到 A 可以讓別人看見你的專業,但是 A+ 可以讓別人感受到你的魅力」
「 A 是你的口碑,可是要做到 A+ 才會有你的票房」


下一場簡報小聚之前,家安將與駐場簡報老師進一步交流簡報技巧,成為 After Speaker 再次登台。如果你喜歡家安這次帶來的職場經驗,期待她下次帶來更精彩的分享,或者想要跟現場的簡報高手一同交流,歡迎大家共襄盛舉 9 月 14 號的簡報小聚。

報名連結:http://bit.ly/BFA-26

本文作者:BFA 編輯

(BFA 簡報小聚是台灣首個簡報溝通主題社群。我們為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章,從線上到線下持續提升您的職場影響力!)

 

簡報現場不出包 - 上場前的 Check List

 

場景:會議室 人物:你、你老闆、客戶、客戶老闆


△你和你老闆坐在會議室裡等待客戶,你手腳麻利的打開mac,叫出精心調製的完美簡報,邊在心裡想像稍後簡報的情境。 
△你老闆危襟正坐,難得顯現緊張的一面,今天的提案相當重要,足以影響公司命運。 
△對比你老闆的緊張,你顯得從容不迫,你已為了今天磨刀多年,就準備在這時刻拿出,將對手一刀斃命。 
△室外傳來腳步聲,你老闆倏地站了起來,客戶和客戶老闆就要進來了。 
△你拿起桌上的訊號線要接上mac ,突然靜止了動作:客戶用的是VGA的線,你的mac只有hdmi槽,而你沒有帶轉接頭! 

 

客戶:不好意思久等了,我們馬上開始吧。 
你老闆:好的,我們現在就開始! 
你:...... 

 

△你老闆、客戶和客戶老闆目光一下都集中在你身上。 
△你的腦袋一片空白,不知所措。 

 

《全劇終》 

 

沒錯,the end ,結束,莎悠娜拉,商場一秒鐘幾十萬上下,重要的提案場合出這種包,劇終也只是剛好而已,無論是無法投影、檔案打不開、影片播不出來、沒有聲音、客戶看不清楚等等等等極瑣碎的狀況,單看只是微不足道的小失誤,卻足以影響提案的結果,甚至客戶的信任,而類似失誤的狀況竟異常頻繁! 

如果把簡報比喻是放映電影+現場座談,從訊號源(檔案)開始,到影片放映(投影)和現場座談(呈現),可以順出一個明確的流程,也就是上場前的Check List,請將這份Check List帶在身邊,在離開公司前確實檢查,讓你得以展現最好的一面: 

 

上場前的Check List 

◻︎檔案 ◻︎電腦 ◻︎轉接頭 ◻︎投影機 ◻︎螢幕 ◻︎喇叭
◻︎簡報器/人控 ◻︎麥克風 ◻︎你自己 


◻︎檔案

簡報最常使用的軟體非PowerPoint莫屬,PowerPoint 2007起開始用.pptx的格式,2003或更舊的版本是無法開啟的,使用自己的筆電投影那就還好,但若非得使用現場的電腦,最好是準備.ppt與.pptx兩種格式,2007可以轉存.ppt,但要注意新版的動畫或特效可能無法顯示,但話說回來,幹嘛做那麼多特效呢?不如把心思放在版面的編排上,以免弄巧成拙。 

 

Mac的用戶多了Keynote可選擇,在視覺上有更多可能,然而大部份的公司行號還是微軟愛用者,就算可以轉存pptx,但轉存後的特效和排版落漆機率很大,如果非用mac不可,建議自備轉接頭,最好備HDMI和VGA兩種,市面上有多合一的轉接頭是個不錯的選擇(果粉表示蘋果就是潮i don’t care)。

 

出門前請將檔案備份在隨身碟,如果用現場的電腦才能傳輸檔案,有些人會將檔案丟上雲端,但不是每個地方的網路都可以順暢下載檔案。

 

若要播放影片,盡量使用mp4或wmv,那是播放最不會出問題的格式(果粉再度表示蘋果就是潮i don’t care)。


 

◻︎電腦

用自己的電腦,出門前請將檔案從頭播放幾次,確認每一頁該出現的都有出現,若有使用到多媒體如影片、音樂等,務必確認能完整的播放,最重要的是檢查電量,並老實點把電源線帶著,如果你的電源線是3pin插頭,請去光南花個35元買3轉2的轉接頭,相信我,一定會用到的。 

 

用對方的電腦,盡量能提早20分鐘到場,把檔案放到現場電腦中從頭走一遍,若有格式跑掉或播放影片等問題才有時間調整,千萬不要認為對方窗口能幫你排除技術上的問題,因為你接洽的通常不是IT人員,等到對方把IT請來,客戶老闆可能已經在趕下一班飛機了。 



◻︎轉接頭

這一項感覺很針對蘋果,事實就是針對蘋果,尤其是新的mac改用usb-c根本意圖害死企劃(我承認我就是死過的那個),所以果粉們請乖乖備好轉接頭、轉接頭、轉接頭,而且最好HDMI和VGA兩種都備著。 



◻︎投影機

檢查投影機是否正常、有沒有色偏、投影畫面是否扭曲、有沒有被裁切,還有插頭有沒有插緊,會不會被踢到就斷電,如果是在對方主場更需要檢查,就算可能無法解決,但至少可以把責任推到對方身上(無誤),另一方面也可以讓客戶覺得你好認真案子不給你怎麼說得過去啾咪的fu。 


 

◻︎螢幕


是投在螢幕上?白板上?牆壁上?不同的螢幕投出來效果不一,如果提案中有設計稿或影像等內容,盡量能校正到最接近的顏色,或是另外印出色稿供現場參考。 



◻︎喇叭

如果要播放影片或音樂,建議自備電腦用喇叭,聲音比較清楚之外,若對方音響出問題,還可以直接透過音源線輸出,而且微軟和mac都有音源孔,除非你無聊用iphone7投影。 


 

◻︎簡報器/人控

如果是坐在同一張桌子上近距離的簡報,那手動換頁即可,但若是面對多人的場合,還是讓講者帶著簡報器,方便前後切換,但還是要有人在電腦旁協助播放影片、切換簡報檔案,並協助排除臨時狀況,所以平常做人要注意,以免出包沒人cover。 

 

By the way,請檢查簡報器的電池。 



◻︎麥克風

如果要使用麥克風,一定要檢查聲音是否清楚?會不會斷斷續續?站在哪裡會出現干擾音?若使用無線mic或腰掛式mic(可是很醜),請檢查電池電力,以免斷斷續續加破音,對方聽的也斷斷續續加破滅。 



◻︎你自己

工欲善其事,必先利其器,當工具都準備妥當,剩下的就是使用者的功力了,登場前請確認你對簡報內容十分清楚,講稿看得爛熟,最好是能背起來(如果有明確的簡報架構會比較好記),並事先演練給同事看,請他們提出建議,畢竟被自己人電比被客戶電好多了。 

 

然後,請注意你的穿著,雖然不見得要西裝筆挺,但請穿上最能表現你專業的服裝,帶著自信的笑容粉墨登場,殺暴台下的觀眾吧! 

 

以上是我在上場簡報前的Check List,與各位分享,希望能有幫助!

 

 

本文出處: 鋼鐵簡報室

原來連結:簡報現場不出包-上場前的 Check List

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

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