簡報現場不出包 - 上場前的 Check List

 

場景:會議室 人物:你、你老闆、客戶、客戶老闆


△你和你老闆坐在會議室裡等待客戶,你手腳麻利的打開mac,叫出精心調製的完美簡報,邊在心裡想像稍後簡報的情境。 
△你老闆危襟正坐,難得顯現緊張的一面,今天的提案相當重要,足以影響公司命運。 
△對比你老闆的緊張,你顯得從容不迫,你已為了今天磨刀多年,就準備在這時刻拿出,將對手一刀斃命。 
△室外傳來腳步聲,你老闆倏地站了起來,客戶和客戶老闆就要進來了。 
△你拿起桌上的訊號線要接上mac ,突然靜止了動作:客戶用的是VGA的線,你的mac只有hdmi槽,而你沒有帶轉接頭! 

 

客戶:不好意思久等了,我們馬上開始吧。 
你老闆:好的,我們現在就開始! 
你:...... 

 

△你老闆、客戶和客戶老闆目光一下都集中在你身上。 
△你的腦袋一片空白,不知所措。 

 

《全劇終》 

 

沒錯,the end ,結束,莎悠娜拉,商場一秒鐘幾十萬上下,重要的提案場合出這種包,劇終也只是剛好而已,無論是無法投影、檔案打不開、影片播不出來、沒有聲音、客戶看不清楚等等等等極瑣碎的狀況,單看只是微不足道的小失誤,卻足以影響提案的結果,甚至客戶的信任,而類似失誤的狀況竟異常頻繁! 

如果把簡報比喻是放映電影+現場座談,從訊號源(檔案)開始,到影片放映(投影)和現場座談(呈現),可以順出一個明確的流程,也就是上場前的Check List,請將這份Check List帶在身邊,在離開公司前確實檢查,讓你得以展現最好的一面: 

 

上場前的Check List 

◻︎檔案 ◻︎電腦 ◻︎轉接頭 ◻︎投影機 ◻︎螢幕 ◻︎喇叭
◻︎簡報器/人控 ◻︎麥克風 ◻︎你自己 


◻︎檔案

簡報最常使用的軟體非PowerPoint莫屬,PowerPoint 2007起開始用.pptx的格式,2003或更舊的版本是無法開啟的,使用自己的筆電投影那就還好,但若非得使用現場的電腦,最好是準備.ppt與.pptx兩種格式,2007可以轉存.ppt,但要注意新版的動畫或特效可能無法顯示,但話說回來,幹嘛做那麼多特效呢?不如把心思放在版面的編排上,以免弄巧成拙。 

 

Mac的用戶多了Keynote可選擇,在視覺上有更多可能,然而大部份的公司行號還是微軟愛用者,就算可以轉存pptx,但轉存後的特效和排版落漆機率很大,如果非用mac不可,建議自備轉接頭,最好備HDMI和VGA兩種,市面上有多合一的轉接頭是個不錯的選擇(果粉表示蘋果就是潮i don’t care)。

 

出門前請將檔案備份在隨身碟,如果用現場的電腦才能傳輸檔案,有些人會將檔案丟上雲端,但不是每個地方的網路都可以順暢下載檔案。

 

若要播放影片,盡量使用mp4或wmv,那是播放最不會出問題的格式(果粉再度表示蘋果就是潮i don’t care)。


 

◻︎電腦

用自己的電腦,出門前請將檔案從頭播放幾次,確認每一頁該出現的都有出現,若有使用到多媒體如影片、音樂等,務必確認能完整的播放,最重要的是檢查電量,並老實點把電源線帶著,如果你的電源線是3pin插頭,請去光南花個35元買3轉2的轉接頭,相信我,一定會用到的。 

 

用對方的電腦,盡量能提早20分鐘到場,把檔案放到現場電腦中從頭走一遍,若有格式跑掉或播放影片等問題才有時間調整,千萬不要認為對方窗口能幫你排除技術上的問題,因為你接洽的通常不是IT人員,等到對方把IT請來,客戶老闆可能已經在趕下一班飛機了。 



◻︎轉接頭

這一項感覺很針對蘋果,事實就是針對蘋果,尤其是新的mac改用usb-c根本意圖害死企劃(我承認我就是死過的那個),所以果粉們請乖乖備好轉接頭、轉接頭、轉接頭,而且最好HDMI和VGA兩種都備著。 



◻︎投影機

檢查投影機是否正常、有沒有色偏、投影畫面是否扭曲、有沒有被裁切,還有插頭有沒有插緊,會不會被踢到就斷電,如果是在對方主場更需要檢查,就算可能無法解決,但至少可以把責任推到對方身上(無誤),另一方面也可以讓客戶覺得你好認真案子不給你怎麼說得過去啾咪的fu。 


 

◻︎螢幕


是投在螢幕上?白板上?牆壁上?不同的螢幕投出來效果不一,如果提案中有設計稿或影像等內容,盡量能校正到最接近的顏色,或是另外印出色稿供現場參考。 



◻︎喇叭

如果要播放影片或音樂,建議自備電腦用喇叭,聲音比較清楚之外,若對方音響出問題,還可以直接透過音源線輸出,而且微軟和mac都有音源孔,除非你無聊用iphone7投影。 


 

◻︎簡報器/人控

如果是坐在同一張桌子上近距離的簡報,那手動換頁即可,但若是面對多人的場合,還是讓講者帶著簡報器,方便前後切換,但還是要有人在電腦旁協助播放影片、切換簡報檔案,並協助排除臨時狀況,所以平常做人要注意,以免出包沒人cover。 

 

By the way,請檢查簡報器的電池。 



◻︎麥克風

如果要使用麥克風,一定要檢查聲音是否清楚?會不會斷斷續續?站在哪裡會出現干擾音?若使用無線mic或腰掛式mic(可是很醜),請檢查電池電力,以免斷斷續續加破音,對方聽的也斷斷續續加破滅。 



◻︎你自己

工欲善其事,必先利其器,當工具都準備妥當,剩下的就是使用者的功力了,登場前請確認你對簡報內容十分清楚,講稿看得爛熟,最好是能背起來(如果有明確的簡報架構會比較好記),並事先演練給同事看,請他們提出建議,畢竟被自己人電比被客戶電好多了。 

 

然後,請注意你的穿著,雖然不見得要西裝筆挺,但請穿上最能表現你專業的服裝,帶著自信的笑容粉墨登場,殺暴台下的觀眾吧! 

 

以上是我在上場簡報前的Check List,與各位分享,希望能有幫助!

 

 

本文出處: 鋼鐵簡報室

原來連結:簡報現場不出包-上場前的 Check List

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

那些價值十萬的投影片是如何構建邏輯的

那些價值十萬的投影片是如何構建邏輯的

想做好投影片,就必須充當好三個角色:編劇、導演和演員。

導演,就是思考投影片怎麼去呈現,演員就是投影片的演講者,而編劇,則是投影片的文案策劃。這三者共同支撐起投影片從製作到演示的整個流程。而在這三者當中,編劇的作用尤為重要,沒有一個好的劇本、故事,即便有再好的導演和演員,影片也難以出彩。

Keynote 更新! 7 項功能進化搶先看

Keynote  更新!  7 項功能進化搶先看

Apple 在 6 月 13 日對 iwork 三大軟體 Pages, Numbers, Keynote 進行更新。其中 Keynote 在簡報軟體中可謂之簡約、直覺使用的商務代表,今次更新了 7 項要點:包括超過 500 種專業繪製形狀的資料庫、在「光桌」顯示方式中展示幻燈片時編輯發表人附註 … 等,來試試看!

善用「優先度分類法」讓投影片準備效率加倍!

善用「優先度分類法」讓投影片準備效率加倍!

「準備投影片時間不夠、上台時不知不覺念起了投影片、簡報超時導致許多投影片頁面被跳過」這三個問題,相信是許多讀者朋友共通的煩惱,彷彿是每次上台報告必經的夢魘一般。不過或許你會感覺難以置信的是,其實這三個問題都源自於同一個原因,也因此都可以用今天要介紹的「優先度分類法」解決喔!這究竟是怎麼做到的呢?且讓我們繼續看下去!

PitchCamp 2017 台灣創業路演巔峰對決落幕

PitchCamp 2017 台灣創業路演巔峰對決落幕

台北,2017年5月21日-創業家的簡報學校暨台灣創業路演巔峰對決 PitchCamp 2017 21日下午在三創生活園區圓滿落幕,人氣美食代買服務 Cutaway 卡個位獲得本屆全場冠軍。主辦方寶渥公司同時推出全新整合傳播顧問品牌 POWER FOR BRAND 以及寶渥聯盟計畫 POWER FOR UNION,宣布三年內聯合100家台灣新創品牌走向更廣闊的市場。

設計中的對比運用:20 個超實用案例

設計中的對比運用:20 個超實用案例

對比的運用絕對不只是黑與白、大與小這麼簡單。事實上,對比運用是設計中很重要的一個環節,因為對比可以幫助你的設計建立出層次,告訴讀者哪一個是比較重要的部分。適當的運用對比可以讓整體設計的視覺效果更加有趣。想像一下,如果你的設計都是相同的大小、形狀與顏色,是不是令人感到相當無趣。

然而,對比的運用要掌握好整體的平衡性,一旦使用過多,會不知道到底想要強調畫面中的哪部分,會讓讀者產生困惑,甚至比不用效果還要糟糕……

義體與字體- 從《攻殼機動隊》看字型應用

義體與字體- 從《攻殼機動隊》看字型應用

《攻殼機動隊》的真人版上映,是所有「攻殼迷」的大事。作為一個沒有讀過原作漫畫的人,我想粗淺談談的,是動畫(數個 TV 版、OVA 系列及劇場版)與真人版所使用過的幾種標題字體。《攻殼機動隊》的動畫標題字體,並沒有從開始就定下某個規範,而是經歷了一個變化的過程,在這個過程中,有過幾種字體同時出現的情況。

賈伯斯沒告訴你的「超實用英文簡報句型」與「簡報必殺技」

賈伯斯沒告訴你的「超實用英文簡報句型」與「簡報必殺技」

流暢的英文簡報要如何準備?投影片怎麼做才吸引人?怎麼讓觀眾舉手問問題?如果你也有這些疑問,今天小編從結構、互動性、事前演練三方面切入,完整分析英文簡報的流程與句型,再加上蘋果之神賈伯斯的簡報秘訣。
讓你搖身一變,晉升國際商務人士!

得套路者得人心? │ 說服 6 步驟,教你如何掌握聽眾

得套路者得人心? │ 說服 6 步驟,教你如何掌握聽眾

在我們的日常生活中,存在大量需要我們說服別人的情境,在短短一天中,我們可能就有意無意地進行了好幾次說服性溝通:工作時說服上級同意自己的提議、用餐時說服其他人選擇自己喜歡的餐廳、下班後說服伴侶同意陪自己出去散步等等。

說服如此普遍,但它並不簡單,在過程中你可能遇到各種困難。

乾貨 │ 投影片裡不得不說的線條

乾貨 │ 投影片裡不得不說的線條

想製作簡單又美觀的投影片,用線條也能做出來。本文帶你一起學…
前一陣子發佈了《裝逼 | 如何用一張圖片做出一份高顏值的PPT範本》以及《裝逼 | 追求高顏值PPT的你,注意到這些了嗎?》等幾個教程,小夥伴說不夠看,所以,今天就來講講PPT裡的線條——論如何用線條做一份簡單卻美觀的PPT。

挑選 icon 該注意哪一些眉角?

挑選 icon 該注意哪一些眉角?

常在關注我們簡報藝術烘焙坊的朋友都知道,雖然最近許多簡報都會使用 icon,但我們並不總是鼓勵大家跟上這股潮流,因此也寫了許多的文章說明在使用 icon 前大家可以思考的事情,以及 icon 的替代方案們。然而,如果今天就是下定決心要使用大量 icon 來製作一份簡報,這個時候又有什麼眉角要注意呢?

2016 年回顧:那些 SlideShare 上最棒的簡報都在這裡了

2016 年回顧:那些 SlideShare 上最棒的簡報都在這裡了

每年12月,我們都會回顧過去12個月,並從當年發布的SlideShare中,精選我們最喜愛的簡報。挑選範圍從能將枯燥內容變得更好吸收的幽默 PPT,到那些引人入勝的故事敘述,這些投影片給希望新一年有嶄新突破的人們,提供了非常寶貴的建言。

提升專業簡報力的七個習慣

提升專業簡報力的七個習慣

我們常希望可以用更快速的時間,製作出更專業、更吸睛的簡報。除了熟練簡報軟體的操作、大量累積簡報製作的經驗之外,有沒有什麼訣竅可以更有效的學習和精進簡報技巧呢?