簡報塾 #4:前 2.5% 高階簡報者的提案策略

探索簡報中的重中之重

9 月 27 日第四期簡報塾於 MANGiO Cafe 展開,邀請到商業簡報專家 & 企管講師韓明文,與職場經理人分享專研簡報 20 多年萃鍊出的邏輯思考與方法建構力,拆解建構簡報思維與提升說服力的技巧。

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做任何事情前,先了解事情背後的意義、源由,才不會浪費太多時間在執行細節。

韓老師認為,成為 2.5% 高階簡報者的三步驟,是遠離「拼湊羅列」,跳脫「標題陷阱」,並進到「意義思考」層級。提案簡報中,人們習慣集結多種有力資訊來支撐簡報價值,但資訊連結缺乏邏輯,即成為拼湊羅列,以各個環節來看無異常,簡報後卻無法驅使聽眾了解目標方向、產生具體行動。標題陷阱則預設聽眾理解簡報架構,沒有提及架構內容的連貫性,使聽眾難以融會貫通。再者進入意義思考,放大格局思考意義本質,從更多面向的角度進行思考,了解全面的資訊,接著行動。

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韓老師舉例,一個客戶想找代工廠協助完成一千筆訂單,要求快、量多、便宜,目前有兩家代工廠可做抉擇,他們的差異分別是擁有兩萬名員工與二十萬名員工,其餘條件相同,而兩萬名員工的代工廠要怎麼做才能拿到這筆訂單呢?回到韓老師所說的思考意義本質,探究客戶背後真正要的是什麼,可得出,客戶真正要的是利潤多,如果兩萬名員工的代工廠以合作策略夥伴,協助客戶賺取更多利潤,就有機會順利拿到訂單。從洞察對象需求、解決方法到提出策略,韓老師認為需透過思考事件本質來產生。

人們在拆解問題時,習慣急著找尋答案,反而讓自己錯失思考全面事態的機會。韓老師認為,學會定義問題,言簡意賅傳遞,才能避免陷入溝通斷層,創造談話價值。

韓老師根據現場來賓的提問,分享對上層的提案,應提供主管需要、同時高於期待的解決方案。韓老師回到意義思考層面,他自己尤愛這句話:「在完美的事件中不存在時間。」思考事件不該被時間長短所限制,透徹分析事件本質,釐清意義,方能有效說服聽眾。

120 分鐘,向韓老師學走的,是如何對每件事下定義,萃出深層邏輯與方法建構。

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Google 簡報更接近取代專業簡報軟體了嗎?別錯過今天6個更新

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以結論來說, Google 簡報起碼在設計功能上,還不能取代最專業的 PowerPoint 或 Keynote 。像是雲端上不能替換更多中文字型,一直都是線上設計類工具的缺憾。此外, PowerPoint 甚至還有「去背圖片」、「螢幕錄影」這種「加碼」的神奇功能。

不過,並非每個使用者都需要最專業的設計功能,起碼我就不是。這時候, Google 簡報的免軟體、線上編輯、簡單易用、便於分享協作等特性,是我長期選擇用 Google 簡報的理由。(想知道更詳細原因,可延伸閱讀:我為什麼喜歡用「 Google 簡報」做簡報的十個理由

剛剛打開我的 Google 雲端硬碟一看,發現裡面超過 300 場的「演講或課程簡報」,居然全都是用 Google 簡報製作的!

而針對這樣愛用 Google 簡報的我來說,今天是一個讓人高興的日子,因為 Google 簡報一次推出多個新功能,讓他更接近取代專業簡報軟體了!

 

 

1. 展開所有投影片的「格狀檢視」模式


首先第一個讓我期待已久的更新,就是簡報的「格狀檢視」,也就是像 Keynote 或 PowerPoint 那樣一次展開所有投影片,可以鳥瞰整個簡報結構,並且快速拖曳調整投影片順序。

在 Google 簡報介面中,現在可以在左下方,用兩個按鈕切換「編輯檢視」和「格狀檢視」。

 

 

2. 用 Google Keep 便利貼牆來思考


第二個期待已久的更新,就是我前一篇文章在電腦玩物才寫過的「用 Google Keep 設計 Google簡報」,這裡就不再重複,詳情請參考我的前文。

這個新功能為什麼重要?因為 Google Keep 筆記很適合收集想法,而這個功能的價值,就是可以直接把想法的「便利貼」,快速轉換成「簡報」,這樣不就可以節省很多時間?也成為 Google 簡報較為獨特的新特色。

 

 

3. 開始支援簡報外掛:圖示、圖庫、視覺圖表


第三個新功能,則是 Google 簡報可以「安裝外掛」來加強功能了!像下圖這樣,安裝「 The Noun Project 」的外掛,就能在製作簡報時,快速插入 ICON 圖示。

目前 Google 簡報上,透過「外掛程式」選單,可以安裝一些免費圖庫圖表繪製外掛,來強化內容設計。

若是你還不知道 Google 線上文書可以透過安裝「外掛」來強化功能,那麼你應該試試看「Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件!」、「Google 文件合併列報名表」,這兩個技巧可以讓你立即體驗 Google 文書外掛的強大。

 

 

4. 語音輸入講者備忘錄


在 Google 文件中有個「中文聽寫」功能,讓我們「用講的」來輸入內容。

這個語音輸入功能現在也支援 Google 簡報了,可以用在什麼地方呢?可以用在「語音輸入講稿備忘錄」。使用情境是,在「工具」中打開「使用語音輸入演講者備忘稿」,我可以一邊做簡報的口頭練習,一邊把我說的話轉錄成「文字備忘錄」。

這樣我口頭練習完,文字備忘錄也完成了,可以節省很多時間!

 

 

5. 播放時略掉某頁簡報,而不用刪掉


而第五個更新我也很需要,就是彈性略過這次不需要的簡報內容。

有時候一份簡報要去跟不同人報告,不同的報告情境,有些簡報「不用報告」。例如認識我的客戶、同事就不需要那幾頁自我介紹。但是我也不要刪掉這幾頁,因為說不定下次還用得到。

現在的 Google 簡報,可以在這次想略過的簡報頁點擊右鍵,選擇「略過一張投影片」,這樣播放簡報時就會跳過這一頁囉!

 

 

6. 連結簡報母片,並同步更新

 

最後一個新功能,則是當我要從另外一份簡報中複製投影片到新簡報,這時候可以選擇「連結簡報」的新模式。

 

什麼是「連結簡報」?就是把前份簡報的那一頁內容,同步到我的這份新簡報中,因為是同步連結,所以當前一份簡報母片中有修改,我的新簡報中這一頁也可以同步修改!

 

試想看看,假設我有一張「作品介紹」的投影片,複製到十幾份不同簡報中,而這時我只要修改「作品介紹」的母投影片,其他十幾份簡報裡的這頁投影片也會同步修改,這不是省事多了嗎?

以上,就是今天一次大量更新的 Google 簡報新功能,我覺得都很實用,而且也讓 Google 簡報確實「更接近」取代專業簡報軟體了。

 

別忘了,除了這些新功能, Google 簡報也可以像是 Office PPT 那樣「自動設計簡報」。或是可以「跟 Google 試算表同步統計圖表」。還有當常常修改同一份簡報時,可以「紀錄與命名最重要的幾次簡報版本,並隨時回溯。

 

不知道電腦玩物的讀者們,有多少朋友平常也會使用 Google 簡報呢?或是你看完我的介紹與整理,也想來試試看 Google 簡報呢?當然他還不是完美,但也實用,歡迎你來電腦玩物文章下留言跟我討論你的看法與心得。

 

 

原文作者:esor huang 異塵行者

本文出自:Google 簡報更接近取代專業簡報軟體了嗎?別錯過今天6個更新

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

簡報小聚 #26:解決問題的第一步,就是承認問題的存在

9 月 14 日第 26 場簡報小聚於台灣微軟總部邀請到「 SOSreader 內容編輯暨專案經理張雅鈞/ Wendy;專業主持人 & 中國廣播電視節目製作人劉家安/ Ann;台灣微軟營運暨行銷事業群資深協理張立業/ Daniel 」與我們分享他們在職場上簡報溝通的經驗及建議。
這次簡報小聚著重在「換位思考」、「聆聽」、「關鍵人物」上,為大家帶來職場溝通上的改變。

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Office 365 大使帶來實務運用的 PowerPoint 功能演示

微軟大使禾強提出兩種職場上需要臨場發揮的情況:

1.短時間內設計精美的簡報

2.臨時變更簡報的順序

對應上述突發狀況,禾強分享了兩項 freestyle 小技巧給大家:

- 設計構想:一秒產出質感設計

面對臨時會議,將想要呈現的內容放入投影片,使用設計構想快速排版,省下時間更提升專業,圖片與流程擇一使用。

- 節縮放:自由展示、調整簡報順序

製作目錄頁或重點頁向客戶提案時,需事先新增章節,依據聽眾需求,點選螢幕任一模塊,即時調換溝通重點。

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“有些技能,不是工作需要才去學,而應該要想到,主動去學。 ”

Before Speaker:張雅鈞 Wendy / SOSreader 內容編輯暨專案經理

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雅鈞不以公司的名稱作為代表,不以工作定義自己,她認為自己為內容產製者,業餘的時候為譯者、舞者,同時也是跑者。

曾在媒體、公關、科技領域工作的雅鈞,與我們分享「換位思考」:「把自己想像成聽眾,想看到什麼樣的簡報,就那麼去做。」

雅鈞以曾在公關代理商工作的簡報情境為例,比稿、提案、年度計畫、briefing book、結案報告,都需了解目標客群,設計做到簡單明瞭,同時又可以讓大家接收到大量資訊。雅鈞特別拿出滿是內容的年度計畫,告訴大家投影片並非只能是簡化呈現,還需在妥協與磨合的過程中,保持彈性,不斷精進學習。

雅鈞在媒體工作的簡報情境中,為了在第一時間內抓住受眾的目光,圖像對比之外,還需調整臉書顯示效果,建立品牌的統一風格,讓受眾即使忘記內容能夠再回鍋。

最後,雅鈞舉例自己單獨推廣部落格時獲得了三點啟發:讀者是誰、如何篩選資訊、如何呈現閱讀最方便。以氣氛為考量,調整呈現風格,尋找話題性,用不同的方式讓受眾更容易消化內容,就能夠將日常攫取的知識訊息轉化為簡報。


“ 能處理危機,完成關鍵決策者心中定義的成功,才是有價值的人 ”

After Speaker 劉家安 Ann / 專業主持人&中國廣播電視節目製作人

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家安從 200 多場的主持經驗中,與大家分享三個簡報溝通的成功要領,「看」、「觀察」、「傾聽」。

家安在一次主持婚禮時,發現新娘將捧花獻給了媽媽便轉身離去,便立刻上前安慰並詢問緣由,原來是新娘非常用心準備了一段旁白要獻給父母,卻不料現場音響設備出了問題,影像也接連出狀況,當下,家安臨機一動上台幫新娘講出自己錄的旁白,才讓新娘破涕為笑。「解決問題的第一步,就是承認有問題的存在。」

家安舉例當我們的業績超標向老闆報告後,才發現老闆心中的標準和自己有很大的落差,如何定義業績標準,家安認為,讓關鍵人物滿意,才是真正達標,對應到簡報目的也是如此。

「銷售是定義成功的關鍵」,家安運用現場手中的素材,以推銷簡報筆為例,該如何讓消費者買單,試著善用 F.A.B.(Function.Advantage.Benefit),便能夠更切入消費者的心思。

無論是危機處理或是和觀眾做連結,先觀察與傾聽,找出切入契機,讓溝通順利進行。

「能處理危機,完成關鍵決策者心中定義的成功,才是有價值的人」


Bfriend Speaker / 陳昭廷

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BFriend / 在簡報小聚的月度活動中,有許多擁有很棒簡報溝通經驗的職場工作者,我們透過六分鐘分享的邀請,讓彼此有更多機會深入交流。

去年 12 月聖誕特別場,昭廷與簡報小聚第一次相遇。簡報小聚常說:「簡報就是送禮」。今晚昭廷送給現場的朋友三份禮:「老實」、「相信」、「好教練」。

他從參與小聚的經歷切入,分享自己對簡報觀點的轉念,以及在小聚的溝通體會。

- 老實:找到願意對你說真話的「簡」友

- 相信:自古文人相輕,簡報小聚讓大家從相輕到相親,簡報溝通可以為你帶來改變

- 好教練:很會講的講師只是口才好,真正會教好學生的才是好的教練,教學就是最好的演練


“  If you know where you’re going, it’s a lot easier to get there.”

Pro Speaker 張立業 Daniel / 台灣微軟營運暨行銷事業群 資深協理

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Daniel 在台灣微軟累積了 15 年深厚的行銷與業務經驗,他從中呼籲大家做簡報不要做腳本,將真實的事情告訴大家,簡報就會做得好。

工作與生活的平衡如何拿捏,是職場人士常有的煩惱,Daniel 攤開自己的行事曆,告訴大家時間管理的重要性,當人想要的東西很多的時候,其實一件事情都沒辦法達成,需要找出自己的優先事項,家庭、工作、朋友才能達成平衡。此外,回頭檢視自己的時間分配狀態是很重要的,為自己的時間「記帳」,更能有效管控進度。

「關鍵的人關注的事情才是重點」,資訊對接方面,「重點不是你怎麼看你自己,重點是別人怎麼看你」,立業老師認為「過度溝通比不溝通好」,讓大家理解同個概念,站在相同立場,溝通才會有成效。

Daniel 以四大管理概念濃縮自己的職場溝通經驗

時間管理:職場上必須要學會說「不」,拒絕瑣碎的事情,才能專注在最重要的事情上。

範圍管理:不過度包裝產品,時間、品質、規模三者間要取得平衡。

變更管理:變動的工作環境中,必須保持彈性的心態,進而調整方案。

溝通管理:想讓自己的能力被看見,就必須讓關鍵的人點頭才算成功。


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下一場簡報小聚之前,雅鈞將與駐場簡報老師進一步交流簡報技巧,成為 After Speaker 再次登台。如果你喜歡雅鈞這次帶來的職場經驗,期待她下次帶來更精彩的分享,或者想要跟現場的簡報高手一同交流,歡迎大家共襄盛舉 10 月 19 號的簡報小聚。

報名連結:http://bit.ly/BFA-27

本文作者:BFA 編輯

(BFA 簡報小聚是台灣首個簡報溝通主題社群。我們為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章,從線上到線下持續提升您的職場影響力!)

50種不一樣簡報版面配置

 

對於簡報版面配置方式有興趣的朋友們,希望大家能從檔案中獲得一些創意靈感。

為什麼只討論「商業簡報」?

每次到企業授課,客戶們總是希望我針對同仁們製作的簡報,給與實質上的改善建議。這沒有什麼問題,只是有種簡報類型,我通常不給予意見回饋,這種簡報類型就是「個人風格簡報」。
 
 
沒有判斷指標,所以沒有標準答案
「個人風格簡報」,說的精確一點,指的在職場環境中使用的「個人簡報風格」。為什麼不給予意見回饋,因為「個人風格簡報」,沒有判斷指標,所以也沒有標準答案。簡報者想怎樣呈現,那是個人問題。一種典型的「個人風格簡報」,就是︰一張投影片, 找張精美照片拉成滿版,接著下一句短標題。或是,一張投影片,只打上「積極」兩個大字。
 
 
「個人風格簡報」,想難看都很難
如果只是討論「個人風格簡報」如何製作,難度其實不高,我給簡報者的建議是︰不需要上課,只要上一下Slideshare.com網站,多觀摩幾份簡報,把自己覺得不錯的版面配置方式,調整為自己的設計,只要多用參考力,想製作一份難看的「個人風格簡報」還真的不太容易。只是,「商業簡報」的製作難度絕對不僅於止,「商業簡報」需要的不只是找美圖加下標的能力。

 
 
 
主管能接受「一字入魂」嗎?
如果簡報者的用途是讀書心得分享、公關公司創意提案、大眾演講(例如TED場合),採用「個人風格簡報」沒有太大問題。我也可以發展出一種「一字入魂式」的個人簡報風格,每張投影片只出現一個大大的中文字,用以傳遞出每張簡報的中心思想。只是,這種「個人風格簡報」,在職場中,主管通常難以接受。
 
 
「雲端」V.S「地面」
「個人風格簡報」,有些雲端,適用在說故事,適用在你能夠完全主導的簡報場合。回到現實世界,我想大多數的職場工作者,每天對面的情況應該是︰業績達成報告、工作進度說明、問題解決方案,在無數冗長的會議中,在數字與分析之間,在與主管的角力之中力求生存。我想,這才是大多數職場工作者的現實人生。這些地面上的瑣碎細節,不是簡報者找幾張美圖,用幾個100pt以上的大字就能解決。更何況,職場簡報通常不是你能夠完全主導、你說了就算。
 
 
「個性」V.S「群性」
為什麼職場中不適用「個人風格簡報」。除了上述討論之外,另一個原因就是「個性」與「群性」的問題。企業有許多的知識資源存在於簡報之中,但是「個人風格簡報」個性太強,難以進行資源共享。(製作者當然可以進行複製/貼上,只是風格錯亂、無法整合)「商業簡報」不探討「個性」,而是探討「群性」。所有同仁們的簡報都必須具有交叉利用的能力,因為企業的功能就是要發揮綜效,企業並非個人的總和。
 
 
國際級公司所追求的簡報製作目標
國內公司對於我的課程要求,不外乎如何讓同仁們能以高效率的方式,製作出高質感兼具溝通力的專業簡報,這個課程目標不難達成。但是,在一些國際級公司的授課經驗中,客戶追求的是另一種層次的目標。他們不僅想提昇同仁們的簡報製作能力,也希望台灣分公司的二千位同仁皆能製作出同一種fu的簡報。這個fu,指的是對外一致性的企業形象。在這些高標準的客戶眼中,員工應該將心思致力於內容專業,風格部分則交由公司處理。這些外商公司,無法接受「個人風格簡報」。
 
 
別把「個人風格簡報」,滲雜於職場簡報之中
相較於「個人風格簡報」,職場工作者應該關心的不是高橋流簡報、Seth Godin式簡報、蘋果式簡報。這些簡報風格的確挺有趣的,只是身為企業組織中的一份子,職場工作者更應該關心的是:如何在企業這個大屋簷下,製作出符合公司形象、共享性、輔助性的「商業簡報」。相較於突顯個人風格,掌握「簡報製作原則」的觀念,並且紮實地學好圖表、圖解等資料分析與表達技術,才能有效提升自己的職場表達力。
 
 
所以,為什麼我只討論「商業簡報」。

 

原文作者:韓明文

本文出自:為什麼只討論「商業簡報」?

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

 

簡報塾 #4 韓明文

09 月 27 日 |小聚人氣講者專場講座

簡報時,透過 eye contact 可以與聽眾建立連結。分享簡報內容外,觀察聽眾當下展現的行為,並適度調整簡報內容是不可或缺的一環。韓老師於 1 月份簡報小聚擔任 Pro Speaker 時分享到:「溝通最重要的是,看出別人口中沒講出的事」。
今年 9 月,我們再度邀請韓老師前來分享,這次韓老師將帶來 2 小時豐富的內容在簡報塾與大家交流分享!

簡報塾 #4

寫給簡報做不完的夥伴-簡報排版技巧(上)

寫給簡報做不完的夥伴-簡報排版技巧(上)

如果你是一個三天兩頭就要做簡報,或者是一個怎麼排簡報就是覺得哪裡不自然的夥伴,就花點時間來閱讀這篇文章吧;這幾篇文章會用一個系統化(自己說)的方式帶著你用…偷懶到不能再偷懶的方式來完成你的簡報排版,然後接下來如果運氣好的話可能還會看到一些和配色、字型搭配相關的有趣內容。

簡報小聚 #25:A 是你的口碑,可是要做到 A+ 才會有你的票房

有效的溝通取決於溝通者對議題的充分掌握,無論是對客戶或者上司,掌握關鍵的人事物後,帶著問題回饋對方是一種專業的表現,同時讓對方感受到尊重,這個時候溝通的內容能讓對方更有意願的想要聽下去。而個人的形象則有著不可或缺的加分效果,有個人特色的穿搭能加深對方對你的印象。這次簡報小聚著重在如何運用上述技巧,更深入的進行職場溝通。

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Office 365 大使帶來實務運用的 PowerPoint 功能演示

與我們合作的微軟大使 Wesely 上台和大家介紹 Office 365 的新功能,以七夕情人節挑選禮物為例子,闡述兩大重要的簡報技巧:

1、轉化-動人的告白效果

Wesely 透過寫給林志玲的情書,以詼諧的方式告訴大家轉化是簡報溝通的邏輯延伸,更以主管及業務人員的簡報對比,襯托出運用文字、顏色、形狀、大小之後的差異。值得一提的是,這個功能最大的限制是需要在同一物件上轉化,並且運用的時機點必須是議題前後的延伸才能造成關鍵訊息的對比。


2、圖示-迷人的可愛圖片

Wesely 延伸林志玲的情書作為範例,以添加圖示的方式讓一成不變的情書顯得特別。接下來,他增添了圖示到常見的職場簡報中,從密密麻麻的文字中,轉變成一目了然的商務簡報,Wesely 一步步引導大家使用圖示,運用視覺圖象搭配關鍵字,加深簡報印象。


第二十五場簡報小聚邀請到「專業主持人&中國廣播電視節目製作人劉家安/ Ann;國泰世華銀行教育發展部專任講師郭紹寬/ Mark;Perfect Image 陳麗卿形象管理學院教育長、資深講師夏知允」與我們分享他們在職場上與客戶溝通的經驗及建議。

Before Speaker:劉家安 Ann /專業主持人&中國廣播電視節目製作人

“認真聽、好好說、掌握關鍵人物,讓事情進行得更順利。 ”

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家安近六年的時間累積了不同的聲音表達職場經驗。她提到了「主持人是貫穿全場的靈魂人物,於活動中就像是畫龍點睛的綠葉。」每種聲音背後傳達不同的訊息,家安運用清晰的邏輯思維,在關鍵時刻快速掌握活動氣氛,並且冷靜處理突如其來的危機。因此,在現場她也強調了「與其有眾多的頭銜,不如說她是一位解決問題的聲音工作者。」

家安以現今的時事,限電危機為例,新聞性質的節目需要即時更新第一線訊息,在邀請受訪者的過程中遭遇到時間緊迫的困難,她以表情及聲音向關鍵人物表達急迫性,並提出了訪問能源專家為替代方案,最後得到關鍵人物的認同,才安全度過危機。

在家安熱衷的聲音工作領域中,她發現「面對不同人,要轉換不同的頻道,找出對方聆聽的頻率」,不論對內向主管彙報工作,或是對外與客戶了解需求,家安認為,打開心房、調整頻率、保持同步,就能擁有良好的交流。


After Speaker 郭紹寬 Mark / 國泰世華銀行教育發展部 專任講師

“簡報,是職場競爭力;學習,是你的職場生存力。  ”

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紹寬在登台前透過 Fersonal 男性穿搭服務的形象顧問一對一進行專業形象上的穿搭諮詢,上台後果然顯得英氣颯颯,服裝完美詮釋他的個人特質。

紹寬藉由同步及引導,解析學習五層級「知道、理解、應用、分析、創作」,分享提升學習效率的正確方式。「不期不待,沒有傷害」,很多時候顧客會有太多的預設立場,例如學員期待某一堂課會有多麼精彩,但紹寬認為除了舉手反饋講師,在做筆記紀錄事實的同時轉化成自己的觀點,並且在聽完之後毫不猶豫地把心裡話寫下來,試著融入每場談話,如此才能問出好問題,透過不斷練習來建立自己的獨到觀點,經過雙向溝通後,原本預期的成效也能如實達成。

「當你的大腦開始思考,就會有問題了。」紹寬幽默地透過幾個具有療癒功能的句子來延伸太冗長、太發散、把別人問倒的題目都需要再經過思考消化,能為現場來賓解決共同疑惑即是好問題。帶著好問題到各種不同的工作場合,是給對方的一種尊重。

學習,是接收與反饋的過程。「成人學習其實就是在學習成熟大人的學習之道」,正是做到「雙向溝通、消化觀點、思考問題」。


Pro Speaker 夏知允 / Perfect Image 陳麗卿形象管理學院 教育長、資深講師

“ 服裝是外在訊息,而訊息可以翻譯成內在的專業度。”

無論服裝的穿著抑或優雅的姿態,夏老師總是高雅出場,老師提及適宜的衣著,能夠建立形象並為專業加分。選對登台服裝,要考量的不只是設計好看,從公司形象、講題內容、關鍵人物、現場環境等等因素也相當的重要。夏老師認為,掌握三大要點:正式度、合身度、亮點數,就能讓你的職場穿著擁有 A 的水準。

更進階一些,若是希望能從 A 到 A+,還須注意色彩、款式、風格以及搭配。選擇適合自己的個人包裝色,款式則是因不同的身材而影響,風格更是個人特質及形象的延伸。 

「穿著」在簡報時是整體形象的一環,可以塑造個人魅力,也能為簡報加分,進而帶來更多新商機。吸睛的簡報穿著技巧:
1.服裝和觀眾同屬性
2.根據聽眾設計造型
3.動靜皆宜的合身度
 
「擁有 A 可以讓世界聽見你的聲音,可是 A+ 可以讓大家看見你的存在」

「做到 A 可以讓別人看見你的專業,但是 A+ 可以讓別人感受到你的魅力」
「 A 是你的口碑,可是要做到 A+ 才會有你的票房」


下一場簡報小聚之前,家安將與駐場簡報老師進一步交流簡報技巧,成為 After Speaker 再次登台。如果你喜歡家安這次帶來的職場經驗,期待她下次帶來更精彩的分享,或者想要跟現場的簡報高手一同交流,歡迎大家共襄盛舉 9 月 14 號的簡報小聚。

報名連結:http://bit.ly/BFA-26

本文作者:BFA 編輯

(BFA 簡報小聚是台灣首個簡報溝通主題社群。我們為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章,從線上到線下持續提升您的職場影響力!)

 

簡報現場不出包 - 上場前的 Check List

 

場景:會議室 人物:你、你老闆、客戶、客戶老闆


△你和你老闆坐在會議室裡等待客戶,你手腳麻利的打開mac,叫出精心調製的完美簡報,邊在心裡想像稍後簡報的情境。 
△你老闆危襟正坐,難得顯現緊張的一面,今天的提案相當重要,足以影響公司命運。 
△對比你老闆的緊張,你顯得從容不迫,你已為了今天磨刀多年,就準備在這時刻拿出,將對手一刀斃命。 
△室外傳來腳步聲,你老闆倏地站了起來,客戶和客戶老闆就要進來了。 
△你拿起桌上的訊號線要接上mac ,突然靜止了動作:客戶用的是VGA的線,你的mac只有hdmi槽,而你沒有帶轉接頭! 

 

客戶:不好意思久等了,我們馬上開始吧。 
你老闆:好的,我們現在就開始! 
你:...... 

 

△你老闆、客戶和客戶老闆目光一下都集中在你身上。 
△你的腦袋一片空白,不知所措。 

 

《全劇終》 

 

沒錯,the end ,結束,莎悠娜拉,商場一秒鐘幾十萬上下,重要的提案場合出這種包,劇終也只是剛好而已,無論是無法投影、檔案打不開、影片播不出來、沒有聲音、客戶看不清楚等等等等極瑣碎的狀況,單看只是微不足道的小失誤,卻足以影響提案的結果,甚至客戶的信任,而類似失誤的狀況竟異常頻繁! 

如果把簡報比喻是放映電影+現場座談,從訊號源(檔案)開始,到影片放映(投影)和現場座談(呈現),可以順出一個明確的流程,也就是上場前的Check List,請將這份Check List帶在身邊,在離開公司前確實檢查,讓你得以展現最好的一面: 

 

上場前的Check List 

◻︎檔案 ◻︎電腦 ◻︎轉接頭 ◻︎投影機 ◻︎螢幕 ◻︎喇叭
◻︎簡報器/人控 ◻︎麥克風 ◻︎你自己 


◻︎檔案

簡報最常使用的軟體非PowerPoint莫屬,PowerPoint 2007起開始用.pptx的格式,2003或更舊的版本是無法開啟的,使用自己的筆電投影那就還好,但若非得使用現場的電腦,最好是準備.ppt與.pptx兩種格式,2007可以轉存.ppt,但要注意新版的動畫或特效可能無法顯示,但話說回來,幹嘛做那麼多特效呢?不如把心思放在版面的編排上,以免弄巧成拙。 

 

Mac的用戶多了Keynote可選擇,在視覺上有更多可能,然而大部份的公司行號還是微軟愛用者,就算可以轉存pptx,但轉存後的特效和排版落漆機率很大,如果非用mac不可,建議自備轉接頭,最好備HDMI和VGA兩種,市面上有多合一的轉接頭是個不錯的選擇(果粉表示蘋果就是潮i don’t care)。

 

出門前請將檔案備份在隨身碟,如果用現場的電腦才能傳輸檔案,有些人會將檔案丟上雲端,但不是每個地方的網路都可以順暢下載檔案。

 

若要播放影片,盡量使用mp4或wmv,那是播放最不會出問題的格式(果粉再度表示蘋果就是潮i don’t care)。


 

◻︎電腦

用自己的電腦,出門前請將檔案從頭播放幾次,確認每一頁該出現的都有出現,若有使用到多媒體如影片、音樂等,務必確認能完整的播放,最重要的是檢查電量,並老實點把電源線帶著,如果你的電源線是3pin插頭,請去光南花個35元買3轉2的轉接頭,相信我,一定會用到的。 

 

用對方的電腦,盡量能提早20分鐘到場,把檔案放到現場電腦中從頭走一遍,若有格式跑掉或播放影片等問題才有時間調整,千萬不要認為對方窗口能幫你排除技術上的問題,因為你接洽的通常不是IT人員,等到對方把IT請來,客戶老闆可能已經在趕下一班飛機了。 



◻︎轉接頭

這一項感覺很針對蘋果,事實就是針對蘋果,尤其是新的mac改用usb-c根本意圖害死企劃(我承認我就是死過的那個),所以果粉們請乖乖備好轉接頭、轉接頭、轉接頭,而且最好HDMI和VGA兩種都備著。 



◻︎投影機

檢查投影機是否正常、有沒有色偏、投影畫面是否扭曲、有沒有被裁切,還有插頭有沒有插緊,會不會被踢到就斷電,如果是在對方主場更需要檢查,就算可能無法解決,但至少可以把責任推到對方身上(無誤),另一方面也可以讓客戶覺得你好認真案子不給你怎麼說得過去啾咪的fu。 


 

◻︎螢幕


是投在螢幕上?白板上?牆壁上?不同的螢幕投出來效果不一,如果提案中有設計稿或影像等內容,盡量能校正到最接近的顏色,或是另外印出色稿供現場參考。 



◻︎喇叭

如果要播放影片或音樂,建議自備電腦用喇叭,聲音比較清楚之外,若對方音響出問題,還可以直接透過音源線輸出,而且微軟和mac都有音源孔,除非你無聊用iphone7投影。 


 

◻︎簡報器/人控

如果是坐在同一張桌子上近距離的簡報,那手動換頁即可,但若是面對多人的場合,還是讓講者帶著簡報器,方便前後切換,但還是要有人在電腦旁協助播放影片、切換簡報檔案,並協助排除臨時狀況,所以平常做人要注意,以免出包沒人cover。 

 

By the way,請檢查簡報器的電池。 



◻︎麥克風

如果要使用麥克風,一定要檢查聲音是否清楚?會不會斷斷續續?站在哪裡會出現干擾音?若使用無線mic或腰掛式mic(可是很醜),請檢查電池電力,以免斷斷續續加破音,對方聽的也斷斷續續加破滅。 



◻︎你自己

工欲善其事,必先利其器,當工具都準備妥當,剩下的就是使用者的功力了,登場前請確認你對簡報內容十分清楚,講稿看得爛熟,最好是能背起來(如果有明確的簡報架構會比較好記),並事先演練給同事看,請他們提出建議,畢竟被自己人電比被客戶電好多了。 

 

然後,請注意你的穿著,雖然不見得要西裝筆挺,但請穿上最能表現你專業的服裝,帶著自信的笑容粉墨登場,殺暴台下的觀眾吧! 

 

以上是我在上場簡報前的Check List,與各位分享,希望能有幫助!

 

 

本文出處: 鋼鐵簡報室

原來連結:簡報現場不出包-上場前的 Check List

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

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