還沒簡報就先贏一半的三個原則

每次與新朋友交換名片,常常話沒說完,就會被「簡報=投影片」定義。所以好幾次,我們用實際行動:「一堂不用投影片的簡報課程」傳遞簡報不止是投影片這樣的觀念。因為我們知道,在很多實務的簡報情境,往往連打開電腦的機會都沒有,一切就結束了。

但請別誤會,投影片的視覺呈現當然重要,它是一場簡報所有環節中最優先被具體量化的部份 (所以才常常會有簡報=投影片的誤解)。但它不等於全部,所以今天跟大家談談視覺呈現之外的二三事。

 

之一:你想說的 vs 對方想聽的


如果我們說,簡報之前請先設定具體目標,相信大家會覺得老生常談。但意外的是,當我們在培訓或諮詢的時候,問客戶「您這次的簡報,目標是什麼呢?」,幾乎所有的人都對於回答這個問題感到吃力。

有次我們協助某金融業執行長準備重要公開演講,對方的答案是「我想要讓大家了解現在經濟的狀況、我想要告訴大家我們的產品特色、我想要跟大家分享我們的研究結果...」。注意到了嗎?這些只都是 「動作」,而不是具體的目標;除此之外,都是以「我想要⋯⋯」開頭,不是從聽眾想聽什麼去考量。在經過我們的說明和討論之後,執行長重新將目標設定為:讓在場某一位特定的政府高層認同自己的研究,建立聯繫並敲定再次單獨會面的時間。

這邊,POWER FOR POINT 寶渥分享兩個指標用來衡量目標的設定是否有效且具體:

1. 特定聽眾產生思維的改變
2. 特定聽眾採取具體的行動

 

之二:客製化的力量


記得有次與經理人商學院合作公開課程,我為一大早就到現場的合夥人帶了杯熱美式,沒想到他臉色不悅的告訴我他不喝熱美式,還說了句「你都不關心我」。

這個小小的故事就說明了客製化的重要,帶杯咖啡給朋友相信大家都有過經驗,但能不能送進心坎,真的得看造化;而簡報也是異曲同工,同樣是做一場簡報(送一杯咖啡),有沒有考慮聽眾需求,將會造成結果的截然不同。

我們認識一間火箭級新創公司,成立半年就已經有相當耀眼的成績。最近他們申請進駐一個共同工作空間失敗了,我感到非常意外。創辦人告訴我們,在簡報審查Q&A的時候,評審問了一個問題他沒答出來,因此沒有通過審核。那個問題是「你們這麼優秀,為什麼需要我們?」又再一次說明了客製化的重要。

雖然送咖啡到心坎得碰碰運氣,還好簡報到心裡有計可施,分享 POWER FOR POINT 寶渥的公式給大家:

1. Interview : 與聽眾或同性質的族群先聊過,了解對方的需求及痛點。 
2. Pre-Sale : 問對方你目前的簡報內容他願不願意買單,為什麼?
3. Simulation : 請與聽眾同性質族群的人先聽過你的簡報,並給予反饋。

 

之三 : 為對方設計一個行動


「謝謝,以上是我的分享/報告。」

似乎在簡報的最後一頁打上「Thank You」就再安全不過了。是的,就因為這樣很安全所以將不具成效。如果你曾經有過結束三小時會議,走出會議室卻不知道下一步是什麼的經驗,那通常是因為沒有為簡報的聽眾設計一個行動。

我們在商務溝通會議的培訓中曾經提過,雖有不同人格的差異,但「是非/選擇題」的結尾行動最容易得到主管或客戶的立即回應,相較於開放申論或等待丟球的比例高上整整一倍。

客訴也是一樣的道理。某次在免稅店,我見到旅客為了服務人員態度不佳的問題在抱怨,店長回應會再教育,旅客不滿意。店長問了句「那你想怎麼處理?」結果反而愣住的是發怒的旅客。這就是沒有為對方設計行動,等待丟球的結果,若是在商務場合,是非常沒有效率的。後來,旅客希望店員當場道歉一百次,雖然具體但卻不合情理,所以被拒絕了。但不論如何,至少得到回應,可以繼續往下討論。而至於那場客訴後續如何,就留給各位想像囉。

推薦幾個不同場合,POWER FOR POINT 寶渥建議的行動:

1. 課程 : 講師可以請學員追蹤粉絲專頁、合照、回家作業⋯⋯
2. 會議 : 封閉式問題詢問意見、確認提案對方是否買單⋯⋯
3. 演講 : 開放 Q&A、歡迎大家來與你交流(你等一下會在哪裡)⋯⋯

 

產品發佈、商務提案、求職面試、教育訓練、募資展演,人生無處不簡報。請謹記「人們會因為從你的簡報中獲得對他有用的價值而產生行動」。因此,如果大家看過這篇分享後有所收穫,我們就要來為各位設計一個行動(我愛喝的咖啡是冰山美式):請關注 POWER FOR POINT 寶渥,每一個支持都是重量級的充電。極少有公開課程的我們,預計在今年五月,為大家帶來包含結構企劃、視覺呈現、訊息傳遞三個面向完整且深入的商務簡報實戰訓練營。名字和開放報名時間暫時保密。我們到時見!


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