簡報小聚 #26:解決問題的第一步,就是承認問題的存在

9 月 14 日第 26 場簡報小聚於台灣微軟總部邀請到「 SOSreader 內容編輯暨專案經理張雅鈞/ Wendy;專業主持人 & 中國廣播電視節目製作人劉家安/ Ann;台灣微軟營運暨行銷事業群資深協理張立業/ Daniel 」與我們分享他們在職場上簡報溝通的經驗及建議。
這次簡報小聚著重在「換位思考」、「聆聽」、「關鍵人物」上,為大家帶來職場溝通上的改變。

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Office 365 大使帶來實務運用的 PowerPoint 功能演示

微軟大使禾強提出兩種職場上需要臨場發揮的情況:

1.短時間內設計精美的簡報

2.臨時變更簡報的順序

對應上述突發狀況,禾強分享了兩項 freestyle 小技巧給大家:

- 設計構想:一秒產出質感設計

面對臨時會議,將想要呈現的內容放入投影片,使用設計構想快速排版,省下時間更提升專業,圖片與流程擇一使用。

- 節縮放:自由展示、調整簡報順序

製作目錄頁或重點頁向客戶提案時,需事先新增章節,依據聽眾需求,點選螢幕任一模塊,即時調換溝通重點。

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“有些技能,不是工作需要才去學,而應該要想到,主動去學。 ”

Before Speaker:張雅鈞 Wendy / SOSreader 內容編輯暨專案經理

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雅鈞不以公司的名稱作為代表,不以工作定義自己,她認為自己為內容產製者,業餘的時候為譯者、舞者,同時也是跑者。

曾在媒體、公關、科技領域工作的雅鈞,與我們分享「換位思考」:「把自己想像成聽眾,想看到什麼樣的簡報,就那麼去做。」

雅鈞以曾在公關代理商工作的簡報情境為例,比稿、提案、年度計畫、briefing book、結案報告,都需了解目標客群,設計做到簡單明瞭,同時又可以讓大家接收到大量資訊。雅鈞特別拿出滿是內容的年度計畫,告訴大家投影片並非只能是簡化呈現,還需在妥協與磨合的過程中,保持彈性,不斷精進學習。

雅鈞在媒體工作的簡報情境中,為了在第一時間內抓住受眾的目光,圖像對比之外,還需調整臉書顯示效果,建立品牌的統一風格,讓受眾即使忘記內容能夠再回鍋。

最後,雅鈞舉例自己單獨推廣部落格時獲得了三點啟發:讀者是誰、如何篩選資訊、如何呈現閱讀最方便。以氣氛為考量,調整呈現風格,尋找話題性,用不同的方式讓受眾更容易消化內容,就能夠將日常攫取的知識訊息轉化為簡報。


“ 能處理危機,完成關鍵決策者心中定義的成功,才是有價值的人 ”

After Speaker 劉家安 Ann / 專業主持人&中國廣播電視節目製作人

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家安從 200 多場的主持經驗中,與大家分享三個簡報溝通的成功要領,「看」、「觀察」、「傾聽」。

家安在一次主持婚禮時,發現新娘將捧花獻給了媽媽便轉身離去,便立刻上前安慰並詢問緣由,原來是新娘非常用心準備了一段旁白要獻給父母,卻不料現場音響設備出了問題,影像也接連出狀況,當下,家安臨機一動上台幫新娘講出自己錄的旁白,才讓新娘破涕為笑。「解決問題的第一步,就是承認有問題的存在。」

家安舉例當我們的業績超標向老闆報告後,才發現老闆心中的標準和自己有很大的落差,如何定義業績標準,家安認為,讓關鍵人物滿意,才是真正達標,對應到簡報目的也是如此。

「銷售是定義成功的關鍵」,家安運用現場手中的素材,以推銷簡報筆為例,該如何讓消費者買單,試著善用 F.A.B.(Function.Advantage.Benefit),便能夠更切入消費者的心思。

無論是危機處理或是和觀眾做連結,先觀察與傾聽,找出切入契機,讓溝通順利進行。

「能處理危機,完成關鍵決策者心中定義的成功,才是有價值的人」


Bfriend Speaker / 陳昭廷

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BFriend / 在簡報小聚的月度活動中,有許多擁有很棒簡報溝通經驗的職場工作者,我們透過六分鐘分享的邀請,讓彼此有更多機會深入交流。

去年 12 月聖誕特別場,昭廷與簡報小聚第一次相遇。簡報小聚常說:「簡報就是送禮」。今晚昭廷送給現場的朋友三份禮:「老實」、「相信」、「好教練」。

他從參與小聚的經歷切入,分享自己對簡報觀點的轉念,以及在小聚的溝通體會。

- 老實:找到願意對你說真話的「簡」友

- 相信:自古文人相輕,簡報小聚讓大家從相輕到相親,簡報溝通可以為你帶來改變

- 好教練:很會講的講師只是口才好,真正會教好學生的才是好的教練,教學就是最好的演練


“  If you know where you’re going, it’s a lot easier to get there.”

Pro Speaker 張立業 Daniel / 台灣微軟營運暨行銷事業群 資深協理

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Daniel 在台灣微軟累積了 15 年深厚的行銷與業務經驗,他從中呼籲大家做簡報不要做腳本,將真實的事情告訴大家,簡報就會做得好。

工作與生活的平衡如何拿捏,是職場人士常有的煩惱,Daniel 攤開自己的行事曆,告訴大家時間管理的重要性,當人想要的東西很多的時候,其實一件事情都沒辦法達成,需要找出自己的優先事項,家庭、工作、朋友才能達成平衡。此外,回頭檢視自己的時間分配狀態是很重要的,為自己的時間「記帳」,更能有效管控進度。

「關鍵的人關注的事情才是重點」,資訊對接方面,「重點不是你怎麼看你自己,重點是別人怎麼看你」,立業老師認為「過度溝通比不溝通好」,讓大家理解同個概念,站在相同立場,溝通才會有成效。

Daniel 以四大管理概念濃縮自己的職場溝通經驗

時間管理:職場上必須要學會說「不」,拒絕瑣碎的事情,才能專注在最重要的事情上。

範圍管理:不過度包裝產品,時間、品質、規模三者間要取得平衡。

變更管理:變動的工作環境中,必須保持彈性的心態,進而調整方案。

溝通管理:想讓自己的能力被看見,就必須讓關鍵的人點頭才算成功。


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下一場簡報小聚之前,雅鈞將與駐場簡報老師進一步交流簡報技巧,成為 After Speaker 再次登台。如果你喜歡雅鈞這次帶來的職場經驗,期待她下次帶來更精彩的分享,或者想要跟現場的簡報高手一同交流,歡迎大家共襄盛舉 10 月 19 號的簡報小聚。

報名連結:http://bit.ly/BFA-27

本文作者:BFA 編輯

(BFA 簡報小聚是台灣首個簡報溝通主題社群。我們為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章,從線上到線下持續提升您的職場影響力!)