為什麼你的 Email 沒有人要回?

Email絕對是重要的職場溝通方式,可能我比較老氣,但真的不建議大家用即時通訊軟體來做商務溝通,很重要的一個理由是每打一句話就傳送的方式,很難讓你的內容經過深思,而具有邏輯,再者,即時通訊會給收訊息的對方增加回覆時間的壓力,若非緊急事件,還是盡量使用郵件吧!

那麼為什麼寄出的郵件,總是得不到回覆呢,我們歸納出幾個原因,與大家分享。

I’m not the only one.

一封一看就是任何人都適用的罐頭郵件,主作用是讓收件者覺得不受尊重,副作用就是不會有人想回覆,常見的罐頭特色如沒有收件人姓名,以 Dears 開頭 (附帶一提這樣的語法是錯的),或是複製貼上相同的內容,但日期卻是錯誤的,還有落落長的公司/產品介紹。


去年底公司參加了一個大型展覽,在展位桌上我們置放了業務代表的名片,讓來賓自由拿取,後來這位業務同仁收到一個廠商的來信,郵件內第一句話就說「很開心在大會上與您認識」,但我們卻從未見過這位廠商代表,所以很明顯的,這是一封罐頭郵件。

想要有效的寫出一封不罐頭的郵件的話,可以從收件者近況、上一次會面的談話內容來切入。

所以需要我做什麼?

有一次公司信箱收到一封陌生寄件者的郵件,內容是他們公司的介紹,還附上了產品/服務的連結跟PDF檔,郵件最後以公司的願景及 “Thank You” 結尾,我們毫無頭緒對方的來意,只好猜測可能的目的,共有三個選項,各位也可以先猜猜是以下哪一個:

1. 需要簡報培訓服務
2. 有簡報溝通問題想諮詢
3. 希望我們購買他公司產品/服務

最後我們回了信,但不想自以為的覺得來信就是有求於人,所以只禮貌的回了感謝及祝福,後來對方回覆了,然後在信中寫道「其實我是想問問貴公司是否有缺人」。

請問您什麼時候有空?

公司發展一段期間之後,很榮幸的受到許多企業的喜愛,進而有媒體朋友的採訪邀請,有次一位年輕的編輯發信來希望能採訪我們,信中他寫道「不知道您這個月哪時比較有空,我們可以見個面談談?」這樣的邀請內文其實很常看到,但實務上會發生一些麻煩的狀況,如:我們回覆了一個時間,但來信者那時已有安排,我們得再重新回覆,結果變成被邀請者提供時間給邀請者選,而且一來一往的很費時間。

會面時間安排是很常見的郵件類型,如果希望盡快敲定對方時間,可以試著一次提供 2~3個日期,並告知預計需要的時間,而不是僅約定會議開始的時間,這麼一來,如果你只需要30分鐘,說不定就能在對方會議跟會議間找到空檔,然後加速得到回覆。

最後,如果你正準備著手發一封重要的郵件,檢查錯字這種老生就不常談了,按下發送之前,可以試著先去喝杯水,上個廁所,過個數分鐘後再回來重新檢視一次郵件的邏輯跟內容,很多時候轉換一下狀態再回來郵件上就會發現很多改善空間,小撇步與大家分享,一起提升職場溝通力吧!


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本文作者:POWER FOR POINT 共同創辦人林大班

原文連結:為什麼你的 Email 沒有人要回?

責任編輯:BeForAfter 編輯室