我是如何一天完成 100 頁 PPT 的?

「簡報力 = 職場競爭力」懂得簡報、設計投影片絕對幫你的職場生涯大加分,怎麼說呢?例如今天上司交給你一份隔天要用的 PPT,請你幫他完成視覺化;或者是上司請你下午去提案,必須準備完整 PPT。這些情況,你該如何讓挑戰成為機會呢?本文獲得 Journey、強尼 授權轉載。

明確需求,有的放矢

或許很多小伙伴都聽過 5W2H 分析法。所謂的 5W2H 分析法,就是 WHAT、WHY、WHEN、WHERE、WHO、HOW、HOW MUCH。這一套分析法最大的好處就是彌補考慮問題的疏漏。從而可以準確界定問題,把握事件本質,易於理解。那麼,究竟如何將這套分析法貫徹到製作 PPT 任務中呢?

01 . What — 要製作什麼PPT?

這個問題看起來稀疏平常,但是卻是一切的根源。它最起碼包括兩個方面:PPT 風格、PPT 尺寸。

PPT 風格旨在幫助你掌握對任務包最初的印象,從而更好的把控。而 PPT 尺寸是為了讓你的作品達到最佳的播放效果。因此,收到 100+ 的 PPT 任務包的時候,我立刻對這兩個方面與需求方進行了討論。

最後得出結論:關於風格,要體現出禪意。而對於尺寸,沒有過多要求,能播放就可以。基於得來的信息,不斷的對自己提問:禪意可以使用的風格是什麼?比較好做的尺寸是什麼?

最終,確定了使用中國風的風格,而幻燈片採用 16:9 的尺寸進行製作。關於如何確定 PPT 風格,首先要了解當下最基本的三種風格:

 (商務風-插圖-源於強尼)

(商務風-插圖-源於強尼)

商務風:顧名思義就是用於商務活動,常常表現出簡約、大氣的視覺效果。

 (中國風-插圖—源於一茶)

(中國風-插圖—源於一茶)

中國風:多用於傳統文化宣傳等場合,常常使用水墨等元素。
 (黨政風-插圖—源於雄獅之心)

(黨政風-插圖—源於雄獅之心)

黨政風:經典的紅加黃配色,以嚴謹著稱,莊嚴氣象非常濃厚。

基於這三種風格的認知,結合禪意的需求,最終確定使用中國風的風格。而關於幻燈片尺寸,則包括 16:9 以及 4:3 兩種。而目前,主流採用寬屏尺寸較多。

 (幻燈片尺寸說明-插圖—源於強尼)

(幻燈片尺寸說明-插圖—源於強尼)

由於自身經常製作 16:9 尺寸的幻燈片,對這一尺寸比較擅長。因此,在需求方不做特殊要求的情況下,我決定剛才用 16:9 尺寸。

02 . Who — 誰來做?

有些時候,由於時間緊任務重,一份 PPT 可能並不是由你來全全負責。很可能你負責一部分,而其他人負責其他部分。

 (插圖來源於網絡)

(插圖來源於網絡)

如果有其他同事幫忙一起負責,那你一定要注意:保持溝通!保持溝通!保持溝通!

千萬不要因為雙方信息不對稱,導致最後風格迥異,回爐再造。所以,當確定好基本的風格和尺寸後,要確定好是否自己是唯一負責人。不幸的是,這 100+ 的任務包唯一負責人就是我。雖然沒有了溝通的成本,卻增加了需要自身完成的任務量。

03 . When — 任務期限是什麼?

 (插圖來源於網絡)

(插圖來源於網絡)

無論是 PPT 也好,還是其他事情也罷,一定要有時間意識,問清楚最後任務需要什麼時間提交。很多新人沒有這個意識,最後導致逾期交付或者最後期限前,加班加點。很多事情,你不主動問,別人也不會告訴你,不明確截止時間,受苦受難的還是你。

當然了解到截止時間,可能意味著幸福,也可能像我一樣,只有 1 天的有效時間去製作。

04 . Where — 重點美化地方是什麼?

 (插圖來源於網絡)

(插圖來源於網絡)

問清楚自己的領導或者需求方,哪幾頁是需要重點美化的,要保證重點美化的地方設計感和邏輯性兼顧,給人眼睛一亮。如果沒有特殊要求,一般需要重點美化的地方就只有:封面、目錄以及過渡頁。

明確這一原則的意義就在於,能夠將領導或者需求方的最想要表現的觀點,借用視覺化的力量,達到完美展現。當然,還有一點,就是當面臨像我一樣時間如此緊張,而任務量如此龐大的時候。可以做到,點面結合,將力量集中於點上,而面上只要過得去就可以了。

05 . Why — 目的是什麼?

 (插圖來源於網絡)

(插圖來源於網絡)

PPT 的主要目的包括兩個方面:演講型和學習型

演講型就是經常大家看到的一些發布會上使用的 PPT,或者各大商業論壇分享中使用的 PPT。這種 PPT 一般使用的是少即是多的原則,力求信息高度濃縮。而學習型,最佳代表作就是老師上課用的幻燈片。這種 PPT 用於知識的傳遞,要保證信息的完整性。

製作演講型 PPT 的時候,允許你進行必要文字的刪減。而學習型 PPT,則一般要讓你保證文字的完整性。 而還要注意一點,學習型的 PPT 的製作難度相對於演講型來說,要小一些。因此,當溝通得到的消息,這次幻燈片適用於學習交流時,我的內心是小幸福的。一方面我不需要大篇幅的整理邏輯,而另一方面我還可以減少很大程度的內頁美化的難度。

06 . How Much—美化程度?

 (插圖來源於網絡)

(插圖來源於網絡)

這個問題的拋出,意義就在於讓你知道每一頁你需要花費多大的心血和力氣去做優化。 剛才的 WHERE 原則你已經知道你需要注意的點是什麼,那麼面上,你需要做到程度,就需要這個原則來幫助你確定了。

如果沒做好這個原則,那你可能面臨的就是發佈會級別的 PPT 要求,而你卻做出了日常公司內部交流級別的視覺效果。而若問清楚了,你就會明確目標,結合 WHERE 原則,真正做到點面結合。

07 . How —如何實施?

 (插圖來源於網絡)

(插圖來源於網絡)

這裡指的實施,是指你如何經營時間,管理時間。如何將我們的時間,明確的分配出去。一個好的時間管理計劃,應該結合自我認知以及最終需求,從而更明確的去製作 PPT 乃至做事。

而這次我對於自己 100+ 的任務包,就採取了封面+過渡頁+目錄佔用 40% 的時間,而其餘內頁佔據 60% 的時間來進行規劃。而在製作過程中,根據自己的進度,還要隨時進行調整自我的計劃。

套路&創意

所謂的套路,就是說你要學會去嵌套模板。而所謂的創意,就在於你要學會使用創意。學會套路,可以讓你花費少的時間去完成大量的任務。而創意則是讓你使用比較多的時間去美化重點需要優化的內容。

如何做到套路和創意兼顧,這往往是需要你自己的日積月累。

01 . 套路

 (PPT素材庫—時尚風)

(PPT素材庫—時尚風)

 (PPT素材庫—學術風)

(PPT素材庫—學術風)

 (PPT素材庫—簡約風)

(PPT素材庫—簡約風)

建立專屬的 PPT 素材庫,不要只是將一大堆模板或者圖表下載下來,而不做整理。

只有整理,才能讓你結構化把握自己擁有的資源,從而更好的利用資源。當然劃分的標準,是由你決定的,只要你能夠理解劃分的邏輯就可以了。

02 . 创意

 (來自於個人花瓣)

(來自於個人花瓣)

如上,也是建立自己的靈感庫。要將功夫做到平時,日常多蒐集一些認為好的視覺或者資料。然後,一定要記住一件事情:進行整理!進行整理!進行整理!

最後,在我日常積累的素材庫 & 靈感庫幫助下。我將創意運用到 40% 的美化重點中,盡可能追求視覺效果。而對於 60% 的內頁,我則最大程度使用套路,達到一定美觀程度同時,也盡可能縮短我的製作時間。

保持溝通,降低錯誤成本

 (圖片來源於網絡)

(圖片來源於網絡)

強調溝通交流,並不僅僅意味著剛才所說的,與同事的交流。更意味著,你要與領導或者需求方,進行一定頻率的交流和溝通。有兩個方面需要你注意:

01 . 對你目前完成進度進行匯報

當你的製作成果達到某個重要節點時,你就應該第一時間告訴你的需求方或者領導,讓他知曉你的進度。比如說,當你做完任務的一半的時候,你就可以告訴需求方。

02 . 對於製作過程中的困惑和問題進行諮詢

有問題就要問出來,不要埋著頭傻做。不出問題則已,出了問題,背鍋的是你,受苦的更是你。特別說明的一點,這兩個方面往往不是孤立的。將兩個方面相互結合起來,可以最大可能的讓你的郵件或者溝通,看起來不那麼功利色彩以及機械化。

如果郵件,你可以採用這樣的方式:

領導,好
如附件,是 XX 的項目 PPT
當前,已經美化的部分如下:
1.XXXXXX
2.XXXXXX
另外有一些小的問題需要和您確認:
1.XXXXXX
2.XXXXXX
如有問題,隨時保持溝通。
以上,請您知悉!

糾錯核查,做好最後一班崗

 (圖片來源於網絡)

(圖片來源於網絡)

即使時間緊急,也要進行核查,爭取減少一些不必要的錯誤。或許,就是因為你一個不經意的錯誤。你加班趕出來的 PPT,在領導或者需求方看來,一文不值。

推薦採用的方式就是將資料打印出來進行核對。 通過紙質版本與電腦版本進行對比,盡可能的找出錯誤。這種方式有一個最大的好處就是,方便標記,提高校對的效率,從而解決時間成本。

後記: 關於我製作的 100 張 PPT,由於機密性,在這裡給大家展示我經過修改的版本。當然,100 頁有很多排版差不多的,我不是超人,我沒有特異功能。

 “ 你有過哪些驚心動魄做 PPT 的經歷嗎?請跟我們分享 ”

本文作者:Journey、強尼

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責任編輯:BFA 編輯室