PPT設計寶典!十招教你做出拿得出手的PPT

據說上班用excel的比word的工資高,用ppt的比用excel的工資高。無論如何,在職場演講彙報中,PPT扮演著至關重要的角色。

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在本文我們將用10個超級技巧來解決糟糕的演示設計肆虐橫行的問題,讓你可以設計出更好看、更專業的演示。此間你會看到Note & Point上的一些出色的幻燈片設計,還有一些就是你們自己的作品。讓我們開始吧!

 

不是設計師?

這個網站的大部分內容主要針對專業設計師和開發人員,或者是起碼對涉足這一領域感興趣的人。 不過本文是寫給做過PPT的人的。 無論你是學生、領導,還是自助團體,或者是薪水達6位數的企業高管,不管你喜歡與否,從你打開Powerpoint或Keynote的那一刻起,你就成為了一名設計師。

你已經選擇了一個可視化的溝通工具,因此你應當花點時間瞭解可視化溝通的一二件事。其主要原因之一,尤其對於那些身處商業世界的人來說,是你的同事會下意識地根據你PPT的視覺吸引力來對你本人做出判斷。

如何培養出色的演示設計技巧?如果你還沒得到建議的話,學學下面的十項技巧看看。等著瞧,如果你的同事注意到你的幻燈片開始變好,他們很可能會開始請你幫幫他們改進一下自己的片子!

 

一、不要用內置樣式

為了說明這一點,我打開Powerpoint,隨手抓起一個實際的缺省樣式然後隨便在上面寫點文字。這個流程跟無數PPT設計師的工作流程幾乎完全一致,其結果就是我讀書和工作時看過無數遍的一個典型的幻燈片。

  (圖中文字:最偉大的幻燈片     是不是很震撼!?)

(圖中文字:最偉大的幻燈片 是不是很震撼!?)

這就是一個設計秘密,這個片子太惡心了; 跟你在Powerpoint裡面發現的許多缺省樣式一樣的惡心。 誠然,近些年來他們的貨色已經有了明顯的改善,而Keynote(蘋果的演示工具)還有一些不錯的模板,但是,你不該把這些視為核心手段,只能在時間緊迫萬不得已時才用它們。

此處的關鍵點是定制發出的聲音更有力。你的同事瞭解也使用那些Powerpoint的模板,如果你不在幻燈片的美感上下點功夫,你的同事馬上就能覺察出來。

我知道,讓非設計人員拋開模板似乎有些激進,但是你可以的!只要你開始動手前把本文的其他技巧也讀完。否則的話其結果可能會比微軟的設計師做出來的東西還要糟糕。

 

二、使用有質量的照片

照片是獨自就能令你的演示出彩的最佳手段之一。它同時也是孤身就能把你的演示搞砸的最佳手段之一。「白色背景下的商業人士」看起來不錯,但有點誇張了,顯得有點呆板老套。

還有,在白色背景下光溜溜地放一張照片並不意味著它就是好照片。不要為了放照片而把難看和不合適的照片放上去。記住,沒有照片好過糟糕照片。

 (图中文字:这位女士真把我吓到了)

(图中文字:这位女士真把我吓到了)

作為例子,我們把上面的片子和下面的片子比較一下。看出不同了嗎?下面片子的圖片很獨特、很誘人,不落俗套。不要掉進使用蹩腳呆板的藝術這種模式的泥潭,你可以抓住既免費又具有高品質的照片來做出更強有力的、更直觀的聲明。

 

找免費圖片

你說的這些神奇照片在哪裡?對於入門者來說,可以看看Stock,這是一個免費的主題攝影網站, 內容成千上萬,質量良莠不齊。還有,你知不知道你可以進行Flickr搜索來使用得到知識共享許可的內容?這些照片都是免費的,許多都只要求你列出其歸屬權,在幻燈片的最後加一張片子把照片來源的鏈接附上去即可。

 

如果這兩個不能滿足你,那就來這裡吧:《設計師網址導航》,高清大圖無碼,少年,我只能幫你到這兒了。

 (圖中文字:不錯吧?)

(圖中文字:不錯吧?)

上圖就是一個例子,來自於Lauren Tucker,是Flickr上的一個得到知識共享許可的素材。

 

三、單色系帶來震撼

你不必總是要靠花俏的照片或者瘋狂的自定義背景來讓PPT顯得專業。用一個強大的單色系調色板就能做出精彩的演示。

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上面的片子就是一個極佳的例子,使用樸實無華的設計,毫無費力就創造出一個看起來棒極了的東西。無論你是否設計師你都可以做出來,對吧?

這裡的關鍵在於必須非常謹慎地選擇你的顏色。顏色太亮太搞笑的話會影響觀眾的眼睛。同時在輔助色彩要注意大量運用對比。在色彩理論上個速成班對你大有裨益。

如果你需要幫助建立調色板,看看以下三個免費工具。

 

Kuler

Kuler是在線色彩工具的典範。有數千個出色的預置色彩模板可供選擇,你也可以利用這款既先進又好用的工具來生成自己的模板。

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額,如果你也不懂怎麼使用,這裡有詳細的教程《VC教程!教你使用最受歡迎的配色小工具KULER》

 

Piknik

Piknik是地球上最基本的色彩工具之一,絕對是我的至愛之一。只需輕輕移動鼠標去改變顏色,滾動一下改變亮度,然後點擊複製數值到粘貼板上,大功告成矣。

做網站的時候,我每天都用它來為顏色選用找感覺,包括它看起來會如何、如果覆蓋整個屏幕效果會怎樣、做幻燈片用哪個顏色好等等。

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這兩款還不夠?這裡還有:《取色指南!7款靠譜工具幫你選取完美配色》

 

四、為清晰明朗排版

非設計人員老是強調要為演示文稿或合適的理由尋找合適的字體。成也蕭何敗蕭何,合適的字體可以成就你的演示,也可能毀掉你的片子。在設計世界裡,排版是一種重要的藝術形式,它真正可以為你想表達的東西搭建好舞台。

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記住,字體能夠及時傳達一種態度、一個觀點,或任何其他因素。不要瀏覽字體列表去尋找「某個很酷的東西」,相反,你應該思考一下自己想要傳達的信息是什麼。

 

作為排版術如何僅憑其自身設計來進行溝通的例子,看看下面的字體。老式的serif字體往往給人以正規和專業的感覺,而sans-serif字體則既整潔又有現代感。

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人們在PPT中運用字體時,所犯下的最大錯誤就是認為上面列出的前三個字體很乏味。這讓他們跳到底下的那種字體去,因為覺得它更為獨特、更加有趣。

如果你不是專業設計師,記住,前三個字體絕非無聊的,它們很安全。它們是樣式很好看的字體,均經過專業的設計,能讓你看起來不錯,對,這正是它們要乾的事情。

永遠都不要對標準樣子的字體感到恐懼。使用它們能幫助你確保設計保持專業整齊,遠離醜陋和雜亂。請注意下面這個片子如何使用相對「乏味」的字體,但通過不同大小和粗細的運用,並添加一些可視化的趣味,最終創造出的東西那是相當的不沈悶。

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使用有趣字體的技巧

現在,請不要愁眉苦臉,我要說的是你不必100%地回避那些很酷的字體。有趣的東西總有機會發揮用武之地的,只需瞭解你應當明智而有彈性地運用這些字體即可。

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正如上面這幅圖片所表明那樣,運用這些瘋狂的字體的一個很棒的技巧就是只用它們做標題,而讓剩下的文字保持樸實的風格。一旦你的複雜字體用的過多,或者開始混雜各種複雜的樣式,你所得到的只能是無法閱讀的一團糟。在上面,我們讓大部分的信息使用的是你切實可讀的字體,但是通過標題,仍然同時能給你的頁面帶來足夠印象深刻的東西。

 

五、注意你的可讀性

在討論排版這個話題的時候,你應當時刻留意演示文稿中字體的可讀性有多高。有時候葵花寶典第二招(尋找高質量圖片)會讓你處於下圖的境地。

 (圖中文字:這個很難閱讀,無論你選擇什麼顏色)

(圖中文字:這個很難閱讀,無論你選擇什麼顏色)

此處我們有一幅很吸引人的圖像,但它對文本的可讀性造成了損害。甚至即使我們讓字體加粗,並嘗試不同的顏色,效果也不好。對於菜鳥設計師來說,這的確令人沮喪。

 

不過解決方案卻相當簡單:用葵花寶典第三招(單色系帶來震撼)。只需在文字後面創建一個簡單的彩色條塊,我們就可以突飛猛進地增加可讀性,同時還能保持幻燈片的時尚感。

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大招隱於形,這是一種相當普通的做法,可以運用於不同的方式。看看下面的若干例子來喚醒你的靈感吧。

 

窄條:

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寬條:

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碎紙片:

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六、無招勝有招,越簡單越好

對於非設計人員來說這是一個主要的絆腳石。這個問題源於對PPT應該是什麼樣子的一個誤解。大部分情況下,幻燈片不應該成為內容和信息的最終來源。相反,演講者才是體現PPT價值之所在。應當由演講者來提供絕大部分的內容、信息、觀察,以及冷笑話等等。

畢竟,如果演示幻燈片把一切需要傳達的信息都囊括了,那觀眾為什麼還需要演講者呢?你只需要給每個人提供一個下載鏈接,然後祝他們生活快樂即可。

 

迄今為止,我見過很多很多人的演示都是做成像下面這個片子那樣的:

 (圖中文字:第一點,XXX,此處略去數百字;第二點,此處再略去數百字;還有一點,此處再略去數百字)

(圖中文字:第一點,XXX,此處略去數百字;第二點,此處再略去數百字;還有一點,此處再略去數百字)

你可能以為我在拿自己的設計開玩笑,但是請相信我,我見過的幻燈片比這還要糟糕得多。不要搞錯了,幻燈片不是雜誌。你不能往片子上填這麼多內容卻完全沒有喪失其功能。甚至就算你把一切信息都組織得很好,片子也做得很漂亮,你還是會失去人家對PPT的印象。

 

再提醒你一次,記住,你的演講才是你站在大家面前的原因。演示文稿應該充當極盡簡化的可視化助手,當翻閱它的時候,它能夠把你演講的輪廓勾勒清楚。

 (圖中文字:闡明觀點 1、盡量減少文字 2、突出重要概念 3、其餘交給演講)

(圖中文字:闡明觀點 1、盡量減少文字 2、突出重要概念 3、其餘交給演講)

讓幻燈片內容保持簡潔還能防止你偷懶,以為只需要照本宣科即可。這是個老生常談的事例了,但是我的確見過很多演講者一字不漏把演講內容放到片子上,然後就逐字逐句地念出來。 單調乏味如一般演講那樣,聽著某人照本宣科地對著你念二十分鐘則更是一種折磨!用你的幻燈片的視覺效果來吸引和保持觀眾的注意力。聽演講大家都很容易感到無聊的,給他們看看漂亮的東西有助於集中精神。

請注意研究一下,下面的這張幻燈片是如何用不完整的陳述來把你拉下水的。這個圖案無疑深化了對答案的印象,但是除非我們實際聆聽了演講,否則我們是不知道答案的!這就是一個極佳的案例,幻燈片的可視效果被加以利用,作為強化演講的輔助手段,而非演講的巨幅打印輸出服務。

 (圖中文字:你可能就是那個冒牌貨,如果:)

(圖中文字:你可能就是那個冒牌貨,如果:)

 

七、符號大瘟疫,盡量要避免

一些演示者已經注意到「照本宣科」這個問題,並且傲慢地宣稱,看到有人乾這種事情的時候,自己根本就無法忍受,並說這正是他們使用項目符號的原因。

項目符號是有魔力的(搞營銷的傢伙對項目符號的熱愛簡直到了變態的地步)。這是一個很棒的辦法,可以讓你把一切該說的東西用便利的列表形式表達出來。人類所構思的一切最複雜的想法都可以放進帶項目符號的列表之內,就算是最遲鈍的人也會馬上茅塞頓開……對不對?不盡然。

 

對於把演講最重要的部分傳達出來而言,項目符號的確是非常棒的工具。這種格式大家都很熟悉,可以很清楚地將思路分開,也易於消化。那麼問題出在哪裡呢?

 (圖中文字:項目符號瘟疫 打開PPT 抓個缺省的樣式 找個瘋狂的字體 放進整段演講 弄一堆項目符號 大家喜歡點點 不,大家愛點點 看見這有多瘋狂了吧? 我討厭點點 我想給你一顆子彈 哦天吶,我停不下來 無名氏點點 好吧,最後一個 我是認真的,沒有了)

(圖中文字:項目符號瘟疫 打開PPT 抓個缺省的樣式 找個瘋狂的字體 放進整段演講 弄一堆項目符號 大家喜歡點點 不,大家愛點點 看見這有多瘋狂了吧? 我討厭點點 我想給你一顆子彈 哦天吶,我停不下來 無名氏點點 好吧,最後一個 我是認真的,沒有了)

問題在於,像任何好的工具一樣,項目符號也會被濫用。演示者常常會忘乎所以,又開始犯了上一招的錯誤,只不過換成項目符號的形式而已。

在一張幻燈片上放42個項目符號跟放幾段文字無異;這麼做會毀了幻燈片的可用性。記住,項目符號是用來傳達重要信息的。為了有效地做到這一點,你必須切實地做出取捨,決定哪些是重要的,哪些應該留給你的演講。

 

看看下面的幻燈片,使用了三個項目符號來傳達實際的統計數字。數字是尤其難以理解和記憶的,除非你看見它被寫下來,因此在這些地方運用項目符號是個好的開端。

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保持簡潔,記住,即便是這些要點也不必做到不言而喻。我們再次重申,那才是你站在講台上的原因。

 

八、重點要突出,主次需分明

不管你設計什麼東西,重要的是你考慮如何去引導觀眾的注意力。不要把它交給上帝,相反,你要以你認為最能促進信息溝通的方式來組織自己的經驗。

留意一下下面的這張幻燈片,看看它是如何運用色彩來將你的注意力引導到特定區域的。黃色的文字在其他文字中間顯得很突出,因此往往更能吸引你的注意。

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對於文本,你可以運用色彩、字體或粗細來創造出清晰的中心點。記住,一個主中心點後面跟著一兩個不那麼重要的次中心點是個不錯的主意。

請注意,文字並非唯一能創造出鮮明的中心點的方式。照片和插圖同樣是將觀眾注意力吸引到特定區域的很好方式。留意下面這張片子里孩子的眼睛,看看他是如何真正抓住你的注意力然後慢慢地將你的視線引導到標題的。

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最後,請記住,沒有明確的中心點會導致觀眾很快失去興致。設計得好的東西會給觀眾一個很清晰的印象,使得他們知道你想讓他們看哪裡,甚至即使是下意識的。

 

九、封面吸引人,大功半告成

封面幻燈片往往不是被直接跳過就是驚鴻一瞥,一秒鐘就一閃而過。然而,一個好的封面設計是樹立整篇演示基調的極佳方式。

在封面放出來之前,觀眾都不知道能從你的可視效果輔助物那裡期待得到些什麼。創建一個漂亮的封面,然後在你介紹自己和演講內容的時候讓它停留在那裡,這真的可以讓你有一個積極的開端,可令觀眾發自內心地抬起頭來,全神貫注,因為,他們即將看到一些出色的幻燈片。

 (圖中文字:被設計綁架)

(圖中文字:被設計綁架)

創建一個有吸引力的封面還可以為你提供一個貫穿PPT全局的可視化主題的開端。這會讓演示文稿看起來既專業又緊湊,而不是每張片子的設計風格都不一樣,給人以一盤散沙、隨意混搭的感覺。

作為例子,看看上面這個由Abduzeedo的法比奧•薩索(Fabio Sasso)帶來漂亮的封面設計,然後留意一下下面的這張正文部分幻燈片樣例,看看他是如何把這個骯臟乏味的主題運用到演示的其餘部分的。

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設計封面時一並附帶設計幾張不同的空白內容的幻燈片往往是個不錯的主意,這樣你就可以通篇來使用它們。通過拖拽兩到三張空白片子,你就可以進行統一的設計,並節省大量的設計工作。

如果你不是設計師,你可能會對設計出漂亮的封面望而生畏。這種情況下,你可以試試葵花寶典的第二和第四招,用專業的照片術和簡潔的排版術這套組合拳幫助你處理設計工作。

 

十、讓觀眾發笑,演示必走俏

好的演講者都清楚,幽默是保持觀眾興趣的最好方式之一。不幸的是,不是誰都能像那樣比爾•考斯比(Bill Cosby,美國黑人喜劇演員)或布萊恩•里根(Brian Regan,美國喜劇演員)那樣能讓觀眾笑得屁滾尿流的。

無論你對給大家帶來幽默詼諧這一點感到頭痛,抑或你天生就是喜劇演員,讓你的幻燈片部分或都摻雜些幽默對於緩解壓力來說是有幫助的。如此一來大家都覺得你幽默風趣,而不必總是要妙語連珠。

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記住,你的目標不必是要讓觀眾哄堂大笑。即便是少數觀眾偶爾一笑,此情此景也意味深長,因為這表明他們的確在專心聽講了!

在這方面,我的建議是幽默最好不要重彩濃墨。如果你看起來過度賣力,觀眾會覺察到的。找出講演裡面最乏味或最複雜的部分,把它們分成一兩張有趣的片子。

在決定採用哪種類型的幽默時,一定要仔細考慮你的觀眾。得罪了觀眾遠比令其乏味要糟糕。

 

如果你發現自己在巧辭令色和畫畫方面都不是特別聰明的人,那就試試插入一幅簡單的漫畫來有效地演示你的觀點吧。只需確保該漫畫一看即明,而非需經過四排人的討論才能弄懂的東西即可。

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請再次留意上面的例子,儘管它不一定能讓所有人爆笑,但還是有效地給演示設立了輕鬆詼諧的基調。

 

結論

總結一下,讓我們快速回顧PPT設計葵花寶典的十招大法。

1. 內置樣式不可使

2. 高質圖片需善用

3. 單色體系震且撼

4. 排版清晰觀點明

5. 小心留神主題性

6. 無招勝有招,越簡單越好

7. 符號大瘟疫,盡量要避免

8. 重點要突出,主次需分明

9. 封面吸引人,大功半告成

10. 讓觀眾發笑,演示必走俏

 

我希望你們能覺得這些招式實用又好用。最後,我們的目的是好看又有效的演示文稿。如果你對這部武功秘籍還有什麼心得,不妨在評論欄留下你的墨寶,分享你的技巧,我們一起切磋一下,探討設計出更好的幻燈片的高招。

 

 

譯文作者:boxi

譯文出自:PPT设计宝典!十招教你做出拿得出手的PPT

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

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