主辦單位,你知道演講者要的是什麼嗎?

演講者想要講一場好的演講,主辦單位想要辦一場好的演講,聽眾也想聽一場好的演講。在這三方裡面,講者與主辦單位是付出,聽眾是接受,而完成一場好的演講,是三方共同的期待。

既然一場好的演講是主辦單位很明確的目標,那麼主辦單位為了這個目標所做的努力,有沒有確實讓演講往這個目標前進?我把主辦單位的努力分成兩個方面來看,一個是「禮數」,另一個是「準備」。前者支援的是講者感受,讓講者有舒適的心理狀態來與大家分享;後者是相關軟、硬體,讓講者的可以充分發揮。

先談「禮數」。一個好的主辦單位,通常會對講者有相當的禮遇與款待,從到高級餐盒飲料、交通安排、休息室準備,一直到講師費的高低,都是主辦單位對講者尊重的表現。在大多數的情況下,講者也在這樣的安排下,順利的完成一場演講。這樣的禮數表現出主辦單位的貼心,但我認為這層級的禮數屬於「錦上添花」等級,做了固然很好,但如果「準備」沒有做好,那用「禮數」添再多的花也是多餘的

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什麼是準備沒做好呢?舉例來說,因為演講參加聽眾人數的增加,主辦單位可能會在同一個地點,把原訂的演講教室換成較大的演講廳。對主辦單位的承辦人來講,他或許會覺得「這個講者真的很厲害,換教室不會有影響」,因為地點與時間沒有改變,所以沒有特別通知講者。等到講者到了現場,承辦人會告訴講者「老師,因為您太受歡迎了,所以我們幫您換到大演講廳了」。

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如果是一個超認真的講者,他心中可能會是「失望」而不是「高興」。一個講者為了演講準備的工夫可能是主辦單位無法想像,如果講者原本在演講中安排了在教室中與聽眾間,投影幕至聽眾座位間近距離的互動,換到了大演講廳時,講者高高在上,聽眾正襟危坐,原本講者精心準備的演講橋段就白白的「浪費」了。這時候講者為了保持與主辦單位關係和協,或許不會有所反應,就算講者跟主辦單位反應了,可能得到的答案是「沒關係,您這麼強,您可以的」,或是「沒關係,聽眾不會發現您有這個互動橋段的」。

有沒有搞清楚,講者在意的,是他精心準備的講座內容沒有充分發揮,並不是讓主辦單位把活動「辦完」就好啊…如果這類可以事情通知講者的異動沒有先行告知,在我看來,就是準備沒有做好,錦上添花的禮數真的可以不用做了。

主辦單位可以注意的準備有哪些?
  1. 任何變動,一定要盡早告知講者
    時間地點變動當然是一定要講,教室、人數、貴賓如果有變動,都有可能影響講者對內容的安排,這些能早講就盡量早講。
  2. 讓講者可以提早到場
    有些場地是租的,或是講座安排在學校朝會,因為這些原因沒辦法太早入場完全可以諒解。主辦單位有時候可能會體諒講者不需要太早到(或是承辦人自己不想太早到),但如果講者希望能早到做準確,在不影響場租預算下,主辦單位盡量不要「禁止講者早到」。
  3. 現場設備與器材
    投影機、視訊、麥克風、冷氣這些是可以事前測試的,這些可能大部分主辦單位都會想到。WIFI也很重要,如果是在地下室,也要確定手機有沒有訊號,可不可以分享網路?
  4. 講者停車位
    留車位這問題不大,但有一種情形可能會發生。主辦單位借用了一個場地,而主辦單位「單方面認為這地方一定有車位」,例如學校或是公家機關,所以告訴講者可以開車來,到了現場講者問了警衛,才知道這裡的車位都是同仁在用的,警衛也沒被告知有人要來演講需要放行。
  5. 投影片留下
    很多主辦單位會要求講者留下投影片,這點一定要先講者溝通。講者會有非常多主辦單位想不到的理由,讓投影片不方便留下。
  6. 非要用主辦單位的筆電
    用主辦單位的筆電可以事先確保筆電與投影機連線沒問題,但講者可能在投影片中插入許多外部連結、用了很多影片、或是許多字型主辦單位電腦中可能沒有。若非要用主辦單位的筆電,也務必事先溝通。
  7. 音效輸出
    這一點非常容易疏忽。現在的講者上台的技術越來越高超,影片的配合非常普遍。筆電的音源輸出一定要準備。通常博物館或是學校的講台都是把投影機訊號和音源訊號整合在一個台子上,而通常接待的人也會剛好不知道音源線在哪裡。

  8. 我是說水,不是咖啡或茶,瓶裝水更好。咖啡或茶雖然更表現主辦單位的貼心,但咖啡和茶通常都是用杯子裝,如果講台很小就很不方便,尤其是講完聽眾湧上來拍照,或是講者走下去簽名,杯子裝的飲料要喝實在很不容易。瓶裝水可以蓋起來,方便很多。

認真的講者期待的不是主辦單位的錦上添花的禮數,講者真正想要的,是指他準備好的一切一切,盡其所能、毫無保留的分享給所有的聽眾。認真的聽眾,光了時間來聽講座,也應該得到該有的收獲與享受,這些都要配合上認真的主辦單位,才能讓一場演講完整圓滿。

 

 

本文作者:科學X博士

本文出自:主辦單位,你知道演講者要的是什麼嗎?

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

簡報小聚 #29 2017 年 12 月聚會

12 月 21 日|體驗簡報中的五感

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