帶你走近現場,目擊一份PPT的藝術之旅

大家好,我是雅客。

相信很多人在學習和工作中,都需要製作PPT,而有將近97%的人卻一直在使用錯誤的方式來製作PPT,在PPT的製作上浪費了大量的時間。

所以今天,就決定帶大家一起走近PPT製作的現場,來看看一份專業的PPT製作的流程到底是怎樣的。

 

1

明確用途,受眾和主題。

當你接到一個PPT任務,首先需要考慮以下三個問題:

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對這三個問題的不同回答,都會影響到PPT的製作風格。

 

1.PPT是給別人看的還是給別人講的?

這個問題決定了你要製作的PPT類型,是演講型還是閱讀型,而這兩者最明顯的區別就是:一個字少,一個字多。

演講型的PPT作用是輔助演講者進行表達的,所以在幻燈片上的字相對來說會比較少,甚至沒有。最常見的就是手機發佈會的形式。

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而閱讀型的PPT作用是向閱讀者呈現你的想法,由於無人講述,所以閱讀型PPT要求表達完整,字數就會比較多。比如以下這種形式:

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2.你的PPT受眾是誰?

這個問題決定了你要使用怎樣的語言風格。

面對比較看重結果的上司和領導,PPT要盡可能地使用數據來說話。

而面對比較感性的消費者,在語言上就要有煽動性,要學會跟他們講故事,而不是給他們看一堆數據。

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3.這份PPT的主題是什麼?

這個問題決定了PPT內容製作的方向。

如果你要做的是市場的推廣方案,那麼目標就是向上級清晰地傳達你的推廣計劃和思路。

如果你要做的是產品介紹,那這份PPT的目標就是向消費者清晰地傳達產品的賣點和消費者使用產品可以得到的好處。

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2

構思框架,寫逐字稿。

明確了以上三個問題後,接下來就要為整個內容構建一個框架,然後在框架上去填充你想要表達的內容。

如果你的內容偏邏輯性,如市場推廣方案,工作總結報告這類的,在構思框架的時候可以使用金字塔結構。

而在金字塔結構當中,結論先行,是最常見的方式。

演說 l 金字塔結構

而如果你的內容偏故事性,如公司品牌的介紹,產品研發的過程。那麼在構思的時候採用講故事的結構則最為合適不過了。

故事 l 四環節

講好一個故事需要四個環節:情境,衝突,疑問,回答。

 

情境:是指事件發生的時間,地點,周圍環境;

人物衝突:是指正在面臨一個怎樣的困境;

疑問:是指觀眾或者讀者可能會提出的問題;

回答:是指向觀眾或者讀者所可能提出的疑問作出回答。

 

聽起來好像很複雜的樣子,但其實並不複雜,舉個例子:

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好萊塢電影最喜歡的講故事套路就是:先定位某個時間和地點(情境)。

電影一開場幾個英雄角色首先就上來群毆一頓,或者幾十個人火槍炮彈亂掃一頓,剛進電影院的你可能會被這突如其來的一鬧,弄得一臉懵逼,但確實是把你的注意力給抓住了(衝突)。

然後你心中自然會有一萬個疑問飄過啊,為什麼他們要打架啊,誰是好人誰是壞人啊?他們要去向何方啊?(疑問)

 

嘿嘿,然後你就成功上鉤了,接著故事才慢慢展開,向你交代整個事件的來龍去脈(回答)。

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以上就是講故事的一套思維方法,其實都是套路,如果運用得好,可以持續地吸引觀眾或者讀者的注意力。

而如今,就是注意力為王的時代,誰能最長時間地吸引住目標受眾的注意力,誰就越可能成功。

 

構思好結構之後就容易了,這時候你要做的就是把所有的內容填充進去,並寫成逐字稿。

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3

提煉和加工信息。

這時候,你手上應該有一份完整的逐字稿了。這時候你要做的,就是對逐字稿中的內容進行提煉加工處理。

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而在內容的信息提煉和加工中,分別有三個環節要完成。

訊息 l 提煉與加工

這三個環節分別是數據可視化,信息可視化,重點突出化,下面我跟大家簡單地講一下這三者的含義。

 

一、數據可視化

所謂數據圖表化,就是將文稿中的有關數據的表述轉換為數據圖表。

數據圖表相比於純文字的敘述,我們可以更直觀地看到這些數據的關聯,整體變化的趨勢。

 

二、信息可視化

所謂信息可視化,就是將文字轉化成圖片或者圖標的形式,使內容的表達更加生動和形象。

比如,你要表述的是「我們最脆弱和最容易受到傷害的就是我們的孩子和我們的父母,這些小孩大都才兩個多月大,還沒有出過門,但是已經得了肺炎,他們在接受霧化治療」。

那麼這時候可以把這段文字轉換為一張幾個月大的小孩在接受霧化治療的照片,在視覺上會更有畫面感,在表達上也更有衝擊力,讓你印象深刻。

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三、重點突出化

重點突出化是指重點的內容你要在排版上利用技巧表現出來,讓受眾能在第一時間接收到你所要傳達的重點。

以上所提到的三個信息加工和提煉的過程,建議先在便條紙上完成。

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你就把便條紙當做是你的PPT界面,然後用筆簡單地在紙上繪製草圖,這樣一來修改快捷,二來也能加深你的印象,就算到了現場PPT放映不出來,你也可以現場拿出一隻筆,在白板上給大家演示。

 

4

尋找素材。

在經歷了PPT的主題(發佈會、市場推廣計劃……)的確定,以及完成了上面所提到的三個環節之後,現在你應該對需要找怎樣的素材比較清楚了。

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所以接下來,就是去各種渠道去搜索並下載這些素材。

簡報 l 各式素材

一、模版下載

模板模板下載的網站目前來說還是比較多的,在這裡推薦兩個,個人認為做的比較好的網站

 

1.演界網(http://www.yanj.cn/)

演界網匯集了全中國最頂尖的一群PPT設計師,在其平台上進行PPT的模板銷售和訂製,作品的質量都非常高。

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2.PPTSTORE(http://www.pptstore.net)

PPT STORE 是一家以原創PPT設計為主的C2C內容分享平台,裡面匯聚了國內眾多的PPT達人的作品。

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二、圖片

優秀的圖片的網站同樣也有很多,這裡就推薦兩個網站。

 

1.wallhaven(https://alpha.wallhaven.cc/)

這是一家國外的高清壁紙分享平台,圖片質量非常之高,重點是無版權,下載下來就可以隨意使用。

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2.千圖網(http://www.58pic.com/

 

千圖網的圖片有JPG格式的,也有矢量圖,PNG格式的圖片,如果需要做中國特色行業背景的,比如建黨之類的,裡面都有相關的素材。

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三、圖標

圖標的網站同樣也是有很多,這裡就只推薦一個最好用的吧!

 

1. iconfont(http://www.iconfont.cn/)

這是阿里巴巴的矢量圖庫,裡面匯集了數十萬個矢量圖標,基本上只要你想到的,都可以在裡面找到,而且圖標支持更改顏色,大小和下載的格式,非常人性化。

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四、字體

關於字體的下載,這裡推薦一個巨好用的軟件,叫「字體管家」,這個軟件裡面集齊了大部分的字體,只需要簡單幾步,就可以下載到你想要的字體了,非常方便。

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5

製作PPT。

做好了以上準備之後,接下來我們終於要動手做PPT了。需要注意的是,

在PPT的製作過程中,要遵循以下四個原則。

排版設計 l 四原則

一、對比

一個對比強烈的畫面,對讀者的吸引力是非常大的,讀者很容易就會把注意力從其他地方匯集到你的作品上。

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二、對齊

頁面元素是否規整,是評價一個設計是否合格的重要標誌之一,所以在製作PPT時一定要有意識地注意元素之間的對齊!

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在上面這張PPT中,元素看起來不少,但這些元素都基於一條水平線進行了對齊,而且各個元素之間的間隔也是一樣的。

 

三、重複

一個PPT時候能形成某種風格,就是要看在PPT中是否有某些元素重複出現。

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上面這幾張PPT就重復使用了某幾種元素來強調它的風格,比如標題旁邊的線條,墨跡圖片,左右的排版,同樣的底色。

 

四、親密

幾個元素在空間距離比較靠近時,我們才會認為他們是同一類,如果空間距離隔得比較遠,那麼我們就會認為是另一類東西。

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這張PPT就可以很好的詮釋這一點,每部手機的價格都標注在它們的下面,而且與手機不會相隔太遠,是以為他們是有關聯的,這個價格是用來描述這台手機的,所以在空間上就要把他們放得親近一些。

 

6

調整優化。

PPT製作完之後並沒有結束,最重要的是你還要去調整和優化。

如果你做的是閱讀型的PPT,你要從一個旁觀者的角度去看這份PPT,或者給身邊的同事看一下,你想表達的點在閱讀完這份PPT之後是否能GET到。

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如果你做的是演講型的PPT,你要拿著這份PPT去排練,看每一頁的PPT設計是否合適,是否能貼合演講者演講的節奏,在現場放映的效果如何,會不會有些動畫效果顯示不出來,顏色不一樣等,這些細節的地方都要一一去調整。

-雅客君說-

總結以上就是製作一份PPT的全過程,其實真正去製作PPT,只佔整個製作過程的30%,真正需要花費大量時間的,是在製作一份PPT之前的構思和內容,以及用怎樣的視覺方式呈現。

而一上來就打開PowerPoint,去想製作怎樣的內容,怎樣排版,這樣其實是非常低效,且不會呈現出滿意效果的。

希望看完今天的分享之後,能對你PPT的製作有所啟發。

 

 

本文作者:雅客先生

原文連結:带你走近现场,目击一份PPT的艺术之旅

責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

簡報小聚 #32 2018 年 3 月聚會

3 月 15 日|斜槓競爭力

BFA 簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #邏輯結構 #視覺設計 #訊息溝通 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。