知名設計公司 IDEO 做簡報,先從「酒吧測試」下手

「故事」是振奮我們團隊、使團隊齊心為共同目標努力的方式。
── Nicole Kahn

IDEO 專案總監 Nicole Kahn 指出,最重要的是,我們知道設計背後若沒有一個好故事,客戶也無法接受。所以,我們希望確保我們所有設計師都將自己定位成「說故事的人」。

Kahn 與他的說故事團隊在跨國活動中幫忙提倡這個說故事哲學,他們的目標是:找出優秀簡報的模式,同時也給設計師機會談談究竟是什麼啟發他們的創意,並聆聽同儕的實質回饋。

經過上述過程的淬煉,Kahn 和她的團隊歸結出以下的想法。

找到屬於您的故事

實行一個「酒吧測試」(Bar Test)吧!

為什麼是酒吧呢? Nicole Kahn 這麼解釋,酒吧是友善的、社交的場所,當然,但真正重要的某些事情就這麼在酒吧發生了:當您在酒吧,您使用最直接的語言;您確保您說的每句話有趣且引人入勝;您不會引用大量的數據;您也不會用官腔的方式談吐。

酒吧的經驗顯示,人們都擁有講述好故事的直覺,但在工作時都遺忘自己擁有這個直覺。

想像我們講故事給朋友聽的情景,再再證明說故事是我們的本能。

Nicole Kahn 指出,當我們處理一個專案時,關於專案的故事總數多得驚人,我們等不及把所有故事都分享給其他人,讓他們知道我們已經做了什麼,但是我們不能這樣做。實行「酒吧測試」,讓我們更容易回答「重點是什麼?」

IDEO 設計師在組織簡報之前,他們會講給其他人聽──通常是陌生人。請對專案完全陌生的同事花 15 分鐘時間聆聽(簡潔是關鍵),詢問他是否理解簡報重點。

Nicole Kahn 強調:

當您講述給同事聽時,注意所有的小細節,包括他們將眼神移開、玩手機的舉動。以及他們什麼時候點點頭、什麼時候用「嗯哼」回應、哪些時刻他們感到驚喜與愉悅,藉由觀察觀眾的舉動從中發現究竟什麼是讓人印象深刻、有共鳴的內容。

建立骨架

實行酒吧測試後,簡報骨架將慢慢浮現。

故事主線:連結所有部分的核心,也就是您最初為什麼要講這個故事的原因。
讓人身歷其境的軼事:提供經驗的質感,讓觀眾像是真正經歷一趟旅程,並賦予情節張力。
反思片刻:告訴觀眾您的感受,暗示他們應該像您這樣感受。

注意,講述讓人身歷其境的軼事,並不是要像電影般多精彩豐富,簡報者不要有壓力。 Nicole Kahn 舉例說明很簡單就能是一個軼事:

一個星期三的晚上,正當外頭風浪很大,四名說故事的人在建築內咯吱作響的地板上跳舞。Nicole Kahn 表示當她告訴觀眾這個故事的當下,觀眾就像是和她一起在那個建築內一般,儘管這是個無聊的故事。儘管什麼事都沒發生,但軼事幫助您將故事骨架突顯出來。

同樣地,反思的片刻應該在您簡報的過程中不斷出現,幫助您獲取觀眾的注意力,創造與觀眾的親密感。Nicole Kahn 表示,她會這樣說:當我遇到 Sandy,她說了某一件事情,我就知道我們此時此刻正往好的方向前進。(暗示觀眾也應該這麼想:此時此刻正往好的方向前進)

對您的觀眾這麼說:「這對我來說是很重要的一點」,以便暗示他們「對你們來說這也應該很重要」。

當您把以上三個成分連結在一起,恭喜您已經找到您要的故事了。

創作您的故事

少點文字,多些視覺

網路上充斥著太多簡報投影片的原則,事實上您需要記住的唯一一條便是:視覺呈現就是力量

這個道理看似簡單,但卻執行起來卻有許多限制。 Nicole kahn 表示,最重要的是運用視覺圖像背後的邏輯:

當您使用視覺圖像為主,極少的文字簡報時,您使觀眾不得不仰賴講者來獲取資訊,掌控權落在講者身上,而非投影片掌控。

當您用塞滿字的簡報報告時,您等同是放棄您說故事的權力,甚至還要奮力爭取大家的注意力。Nicole Kahn 進一步說明背後的原因:

當講者在投影片放上文字海,您的角色和解說就變得相當多餘。因為在您講解的時候,觀眾也會試圖閱讀投影片上的文字──觀眾讀的速度甚至還比您講得更快。一點好處都沒有。

 不好的範例。

不好的範例。

 引人入勝的圖片。

引人入勝的圖片。

不過,若是投影片上面都不放字,那倒底要如何記得所有講稿?

Kahn 建議使用者運用投影片軟體 Keynote 或 PowerPoint 的備忘稿功能。不過她也強調:

我不會逐字看我的備忘稿,但這些備忘稿可以讓我不偏離大方向。大方向的意思就說,您只需要把重點條列下來就好。簡而言之,留些空間讓您自由發揮,談談與主題有關的軼事,並回應在場觀眾的心情與反應

登上講台前,一切準備就緒的方法:練習。

Nicole Kahn 表示:儘管 IDEO 內部團隊通常都在會議開始前 5 分鐘才準備好簡報,也就是說我們事實上是不花任何時間排練的。這其實是因為「排練」似乎與 IDEO 的哲學相反,IDEO 認為創意是突然發生的(spontaneous ),並希望員工都能在報告新點子時,讓它們看來是自然、渾然天成的。不過這顯然大錯特錯。因為,儘管人們天生就會說故事,但人們不是天生就會簡報

口頭簡報決定專案的生死。

排練時,最好慎選一位「故事教練」。最好的故事教練不會大力抨擊您的內容,他們會聚焦在如何將現有的材料從「好」變到「極佳」;並且可以點出故事哪裡有斷層?哪些點可以強化?哪些趣聞軼事可以更簡化?或是哪些軼事可以放大它的娛樂效果?

請謹記:您想讓口頭簡報越自然越好,您就會需要越仔細、越有意識地去創作故事的每個部分。每個部分都是您需要傳達的重點,簡報不是日常生活的普通談話。這也是為什麼偉大的簡報專家 David Kelley 與 Tim Brown花大量的時間練習。

試試講一場 IDEO 式的簡報

實行酒吧測試並請一位對主題完全陌生的人幫助您思考出重點,即人們對哪些方面有興趣,並幫助您決定講故事的節奏。

取得講故事的優先權,若您有使用投影片的話,儘量使用視覺為主體,文字為輔的方式製作投影片,使故事掌控權落在您身上,而非投影片上,獲取人們更多的注意力。

強迫練習演說,找一個您認為能夠提供您相關、實用回饋的人,幫助您把報告作到最好。

本文出自:INSIDE網摘《知名設計公司 IDEO 做簡報,先從「酒吧測試」下手》

作者:elaine

責任編輯:BeForAfter 編輯室