只要一分鐘,快速獲得主管好評的工作簡報術

SmartLinkin:對職場工作者來說,如何向主管報告工作進度、成果、問題、想法與建議?恐怕是影響在主管心中評價最重要的關鍵。即使同樣努力,為什麼有人總能在主管面前很紅?又為什麼有人的報告總是能讓主管買帳?究竟,該如何跟主管開口談工作內容?

日本Break Vision董事長車塚元章在《公司不需要不懂簡報的員工》書中,指出掌握箇中技巧的秘訣。要能快速講到重點,讓日理萬機的主管立刻掌握到有用的資訊,可以善用「報連商」(報告、聯絡、商量)的簡報技巧,再搭配上「結論→理由→意見」的說話順序。下次不妨就用這方法試試看,做一次讓主管眼睛一亮的工作簡報吧!

把握自我宣傳的絕佳機會

對主管來說,評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說,就是「不但能獨立行動、做出成果,還能主動把需要主管確認、批准的事項,確實跟主管『報連商』的部屬。」只要能夠巧妙運用「報連商」技巧,主管對你的評價就會提高;如果你的目標是更上一層樓,當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。其中,「在何時」,也就是「時機」是最重要的一點。基本上,主管都很忙,因此把握時間在主管想知道的時候,簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。

這時,就需要應用簡報技巧。

報告

「報告」指的是通知主管工作進行的狀況、經過和結果等。部屬如果需要獲得新指示,以便進入下一階段,也必須進行這個步驟。這時,你的主觀想法與意見也能成為參考:

「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時,雖然花了一點時間,但是在△△先生(小姐)的幫忙下,得以順利結束。」

「不過,我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」

連絡

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊,這時就不能摻雜你的主觀想法和意見:

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行,因此,請在早上十點到作業室集合。」

商量

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時,向主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管,也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量:

「關於第四階段業務中的○○,我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議?」

「報連商」簡報

我認為,像這樣的「報連商」,應該在每天的工作中進行。同時,也請你在報告和商量全部結束後,偶爾試著向主管提出建議:

「我有一個提議,請務必聽我說⋯⋯」

這時也有一個巧妙的方法,既可以稍微捧一下主管,又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時,也把最後的選擇權交給他:

「在減少客訴的策略方面,我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好,但還是想聽聽經理的意見。」

讓主管聽你說話的「時機」

首先是關於「報告」,雖然最佳時機會依主管指示的業務內容而異,但大致來說請在下列時間進行。

工作告一段落時

首先,請在工作告一段落時進行。尤其是一項新工作剛開始的初期階段,最好頻繁地向主管報告:

「今天已經完成了到○○的部分,我想向您報告目前的狀況⋯⋯」

工作結束時

其次,在工作完成時,也一定要報告,讓主管知道工作已經完成:

「今天所有的工作都已經完成了⋯⋯最後的結果是△△。不知道您有沒有什麼問題?」

其他時機

想改變原本的計畫,或是工作進行順利時,都可以進行報告。

還有一種絕對必須向主管報告和商量的情況,就是發生錯誤或問題的時候。這時候,請立刻連絡主管:

「發生問題了。再這樣下去,可能會趕不上交期⋯⋯」

「我們收到意想不到的客訴⋯⋯」

主管應該也不想聽到這些消息。但如果一直都不知道,後果將會變得更嚴重。

「報連商」的注意事項

「報連商」必須注意,要把報告對象,也就是主管的時間列入考量。

部屬不能突然衝過來,一開口就說:「經理,關於最近的那件事⋯⋯」因為主管可能正在處理緊急的工作。所以,在「報連商」前,請一定要先請問主管是否有時間:

「經理,請問現在可以向您報告嗎?」

只要有這句話,即使經理正在處理緊急工作,應該也會說「可以」吧!相反的,如果沒頭沒腦就想開始報告,經理大概會說「我現在很忙」,叫你等一下再來吧!

另外,報告與商量的對象原則上是直接提出指示的主管。不過就像前面提到的,除了主管之外,也可以找前輩或其他部門的同事商量,不過最好還是向主管報告你們商量後的結果,並尋求建議。

一分鐘傳達重要事項的技巧

跟主管「報連商」時,必須把話說得簡潔、易懂、有條理,因此最好能依照「結論→理由→意見」的順序,把話組織得更簡潔。

報告時,請順著這樣的流程:「結論是○○○⋯⋯理由是○○⋯⋯我的意見則是⋯⋯」

結論:「經過評估後,我們認為A公司是最佳選擇。」

理由:「A公司的性價比遠比其他公司高。」

意見:「不過有一個疑慮。那就是○○。」

某些情況下,也可能只講結論和理由就結束了。

請依照「結論→理由→意見」的順序完成工作報告。也就是說,如果有五件事情需要報告,就必須重複五次這樣的程序,而且請務必等到一件事情報告完畢後,才接著報告下一件事。

將要報告的事情「分成三項」

把要說的事情歸納成三項,就能讓你的話更有條理,也更清楚易懂,而且這種方法能有效地用來敘述結論後的理由。例如:

「我們之所以認為A公司是最佳選擇,有三個理由。」

一開始就宣告理由有三個,如此一來,主管就有接下來「會聽到三個理由」的心理準備。

然後再接著說:

「第一點,性價比遠高於其他公司。」

「第二點,售後服務很完善。」

「接著是第三點,該公司取得業界第一名的成績。」

像這樣,一開始就宣告「理由有三點」「重點有下列三項」「我有三件事想報告」,接著再一一說明,而「三」這個數字將成為關鍵。

因為將內容整理成三項是最剛好的,無論對報告者或聽取報告的人來說,濃縮成三項是最容易記住的。(本文摘錄自《公司不需要不懂簡報的員工》第六章)

 

書籍介紹
書名:公司不需要不懂簡報的員工
作者:車塚元章
出版社:究竟出版
出版日期:2015年4月
車塚元章

Break Vision董事長。1965年出生於東京,青山學院大學經濟系畢,曾任職於新日本證券公司(現瑞穗證券)、管理顧問公司等,1996年獨立創業,除了協助企業解決問題,也常應邀接受報章雜誌專訪。目前則專注於人才育成。

本文出處:SmartM人才培訓網
責任編輯:BeForAfter