簡報的建構模式與優化模式

(本文授權自專欄合作夥伴 商業簡報網 韓明文 老師)

 

時間,沒有辦法讓你把事情說清楚。時間,只能讓你把事情說的更完整。簡報時間長度與講清楚之間的關係,分為:「建構模式」與「優化模式」,你認為哪種才是正確的簡報模式?

 

建構模式的簡報思維
如果你認為講不清楚,是因為時間不夠,那你所認為的溝通關係屬於「建構模式」。這類簡報者把溝通視為拼圖過程,認為只要隨著時間增加,內容就能逐步成形,最後一定能完全表達想法。存在著「建構模式」 的簡報者,把時間/溝通效果之間視為等距、正比關係,如左圖所示。 

 

優化模式的簡報思維
如果你認為無法講重點的人,即使給他再多時間,一樣講不清楚,那你所認為的溝通關係屬於「優化模式」。這類簡報者把溝通視為解析度,如果時間有限,提供240P較低畫質,如果時間較多,提供1080P高畫質。但是,不論時間長短,所觀賞、理解的內容本質不變。存在著「優化模式」 的簡報者,把時間/溝通效果之間視為非等距、指數關係,如右圖所示。

 

完整性與解析度
無法觸及重點的簡報者,存在著完整性思維,把簡報想像成蓋房子,一種從無到有的過程,認為必須直到最後一磚一瓦,才能達成溝通任務。其實,簡報的溝通更接近雕刻創作,一種從模糊到清晰的過程,如果時間不夠,藉由提供原型、草圖之方式,為觀眾創造出足以判斷的瞬間印象。如果時間充裕,再進行精密加工,針對細節內容不斷優化。

 

從大到小、由高到低,讓每個時間點都能溝通 
簡報者的挑戰是什麼?並不是在有限的時間內,把話講清楚。而是在最短時間內,表達8成左右的概念,為事情建立起輪廓性。如果你能完成這個挑戰,你的簡報就能達到伸縮自如的境界。此時,不論時間長短,皆能溝通自在。所以,對於簡報的溝通模式,你必須建立起一個正確觀念:有效的溝通,會發生在上台的每一個過程,而非僅在溝通終點。

 

簡報就是對於現實世界的縮影 
一場簡報,講到重點需要多少時間? 30分鐘?10分鐘?還是3分鐘?其實,如果你能準確地掌握到內容的輪廓性,30秒到1分鐘之內的時間,應該是綽綽有餘了。在說清楚這件事情上,時間並不是萬能,如果你不能將訊息濃縮在這個區間中,即使給你再多時間,所得到的結果也是相同的。

 

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本文出自:商業簡報網 韓明文老師

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